Novinky

Blog o integracích, které mění práci k lepšímu.
23. 4. 2024
Adam Hauner

Import plateb z e-mailů do ABRA Flexi

U některých bank, platebních služeb a platebních bran jsou informace o proběhlých platbách dostupné prakticky jen v datových souborech (oproti přístupu přes API). Většina institucí je schopná výpisy plateb zasílat automaticky na určenou e-mailovou adresu, u jiných je výpis transakcí možné získat stažením z jejich administrací. Co instituce, to prakticky unikátní formát výpisu plateb.

Dativery v rámci projektu Bankovní výpisy připravilo řadu integrací, které umožňují jednotlivé typy výpisů plateb získané od bank, platebních služeb a bran naimportovat do účetního systému ABRA Flexi (dříve FlexiBee). Soubor s výpisem plateb se zašle na e-mailovou adresu systému Dativery a bezprostředně po úspěšném doručení je zpracovaný a platby zapsané do účetnictví v podobě bankovních dokladů.

Tip: Možná vás zajímá podobný návod Import dobírek přepravců do ABRA Flexi.

Obsah

Abyste mohli snadno přenášet informace o platbách svého poskytovatele platebních služeb do účetního systému ABRA Flexi, budete muset udělat následující kroky:

  1. Nastavit bankovní účet či fiktivní bankovní účet pro poskytovatele v systému ABRA Flexi.
  2. Zajistit uživatele s REST API pro připojení Dativery k Flexi.
  3. Aplikovat příslušný scénář propojení poskytovatele a systému ABRA Flexi.
  4. Zajistit zasílání výpisů na přidělenou e-mailovou adresu.

V následujícím textu jsou tyto kroky podrobně vysvětleny. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.

Fiktivní bankovní účet v ABRA Flexi

Ve svém ABRA Flexi si pro platební službu, platební bránu nebo terminál založte nový virtuální bankovní účet. K tomuto účtu budou nahrávány výpisy plateb. Vytvoření nového bankovního účtu je možné v hlavním menu Peníze → Seznam bankovních účtů. Akademie ABRA Flexi nabízí video návod založení:

Jednotlivé nahrávané transakce (ve Flexi vedené jako bankovní doklady) budou odkazovat na tento založený účet. Při aktivaci scénáře přenosu plateb v Dativery vyberete tento účet jako cílový.

Uživatel s REST API v ABRA Flexi

Pro použití ABRA Flexi s Dativery potřebujete mít povolené REST API pro zápis. Budete potřebovat znát přihlašovací údaje uživatele přistupujícího k API a adresu instalace ABRA Flexi včetně určení firmy. Pokud byste nevěděli, jak zjistit adresu používané instalace ABRA Flexi, pomůže vám článek Připojení ABRA Flexi k Dativery.

Scénář importu plateb z e-mailu

V dalším kroku aplikujte scénář importu plateb. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář pro svého poskytovatele peněžních služeb a aplikujte jej:

Nenašli jste zde banku, platební službu nebo platební bránu, kterou hledáte? Podívejte se do našeho kompletního přehledu propojení, kde najdete všechny dostupné integrace na jednom místě.

Postup v průvodci aplikace scénáře:

  1. Pro připojení aplikaci poskytovatele není ve většině případů potřeba zadat žádné nastavení (Dativery se k přepravci fakticky nepřipojuje) a tak se jeho aplikace přidá sama. V případech těch aplikací, u kterých ve výpisu plateb není obsažena informace o měně platby, se zobrazí formulář, ve kterém odpovídající měnu zadáte.
  2. Následně zvolte existující propojení s Flexi nebo přidejte nové vyplněním:
    • Adresy serveru s instalací Flexi,
    • Čísla portu, na kterém je Flexi zpřístupněno,
    • Jméno uživatelské účtu pro přístup Dativery,
    • Heslo k tomuto účtu.
    • Stiskněte tlačítko Další, načež se Dativery zkusí na server připojit.
    • Pokud uspěje, nabídne vám na výběr účtovanou společnost.
  3. V následujícím kroku nastavte parametry importu, tj.:
    • Zvolte typ bankovního dokladu, se kterým budou platby vytvářeny.
    • Zvolte cílový bankovní účet ve Flexi, na který budou platby připisovány.
    • Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny.
    • Vyplňte měnu transakcí ve výpisu.
    • Pokud to výpis umožňuje, zvolte, zda mají být vytvářeny i samostatné bankovní doklady pro netto částky a pro poplatky (doklady pro brutto částky budou vytvářeny vždy).
    • Případně zvolte předpis zaúčtování netto částek a poplatků.
    • Určete, zda chcete po přenosu plateb do účetnictví spouštět automatické párování příchozích a odchozích plateb s fakturami.
    • Nastavení uložte.
  4. Aktivace scénáře je dokončená.

Po skončení aktivace scénáře se na úvodní stránce propojení, konkrétně na jejím samém konci, zobrazí e-mailová adresa na doméně mydativery.com (např. in-f42bc85ac-84b@mydativery.com), na kterou bude potřeba nastavit zasílání výpisů plateb.

Některé přepravní služby umožňují nastavit automatické odesílání výpisů na e-mail, což zajistí zcela bezobslužný přenos dat bez nutnosti ručního zasílání souborů. V našem kompletním přehledu propojení ve sloupci Přenos najdete u každého propojení informaci o tom, zda poskytovatel podporuje automatické zasílání výpisů na e-mail, nebo zda je nutné výpisy odesílat ručně.

  • Dle nastavení: Služba zasílá výpis plateb na e-mailovou adresu a frekvence je tedy určována na straně služby. Dativery došlý e-mail zpracuje obratem.
  • Libovolná: Pro získání výpisu plateb je potřeba provést ruční operaci, typicky výpis stáhnout a zaslat na e-mailovou adresu. Frekvence je plně na uvážení klienta. Dativery došlý e-mail zpracuje obratem.

Tyto informace vychází z podkladů, které získáváme od našich klientů. Proto vždy doporučujeme ověřit přímo u vašeho poskytovatele, zda služba skutečně umožňuje automatické zasílání výpisů plateb na e-mail.

Jak propojení funguje?

Soubory s výpisy plateb nechte zasílat či zasílejte e-mailem na určenou e-mailovou adresu u Dativery. Soubor výpisu musí být v požadovaném souborovém formátu (např. CSV, XLS), který je uvedený na stránce aplikace. Výpis musí mít také podporovanou strukturu, tj. měl by obsahovat určené sloupce, které jsou taktéž uvedené na stránce aplikace, v požadavcích na připojení. V jedné zaslané e-mailové zprávě může být obsažen jediný výpis plateb k importu.

Jakmile na určenou adresu přijde e-mailová zpráva s výpisem plateb, proběhne jejich načtení do účetnictví ABRA Flexi.

V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatického párování plateb bezprostředně po každém importu plateb do Flexi. Přijaté platby jsou párovány s vydanými fakturami a s dobropisy přijatých faktur. Je možné zvolit i strategii párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Výchozí strategie vyžaduje shodu částky a zároveň variabilního symbolu, což je bezpečný a zároveň provozně praktický přístup. Bližší informace o možnostech nastavení automatického párování najdete v našem článku Párování plateb ve Flexi.

Doklady vytvářené v ABRA Flexi

Někteří poskytovatelé plateb poskytují informace o poplatku z provedené platby a u takových importů plateb je možné pro každou platbu při importu vytvořit až tři bankovní doklady:

  1. doklad na brutto částku odpovídající částce uhrazené zákazníkem,
  2. doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude poskytovatelem vyplacena,
  3. doklad na částku poplatku za zpracování platby.

První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky, protože odpovídá částce vydané faktury.

Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou poskytovatelem, je možné použít pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.

Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání služeb poskytovatele.

Vytváření dokladů na netto částky a transakční poplatky je volitelná funkce. Je ale důležité počítat s tím, že tyto doklady nemají žádný odpovídající doklad, na který by se mohly automaticky napárovat. Stačí je pouze zaúčtovat – netto částky obvykle jako Peníze na cestě a transakční poplatky jako Bankovní poplatky.

Proti těmto dokladům se následně objeví další pohyby: výplata od poskytovatele, která dorazí na bankovní účet – ta souvisí s netto částkami, a vyúčtování poplatků, které je potřeba uhradit – to odpovídá transakčním poplatkům.

V nastavení flow můžete zvolit typ dokladu, který se má při přenosu vytvářet. U tohoto typu dokladu pak můžete přímo v ABRA Flexi nastavit předpis zaúčtování pro příjem a výdej. který se použije při účtování jednotlivých dokladů. Zároveň je možné určit i předpisy zaúčtování pro netto částky a transakční poplatky, pokud je vytváření těchto dokladů ve flow povoleno.