Přepravci zásilek jsou důležitým partnerem e-shopů při doručování prodaného zboží klientům. Pro setrvačnost zvyků i opatrnost klientů jsou dopravci i příjemcem platby za objednávky hrazené dobírkou. Přepravci zásilek poskytují informace o úhradách dobírek v rozličných souborových formátech. Výpisy plateb je možné z jejich administrací stáhnout, častěji výpisy zasílají v souborech na e-mail, možnost automatického přístupu prostřednictvím API je vzácná.

Dativery v rámci projektu Bankovní výpisy připravilo řadu propojení, která umožňují specifické výpisy úhrad dobírek získané od přepravců naimportovat do účetního systému ABRA Flexi. Výpis úhrad dobírek od přepravce se zasílá na e-mailovou adresu a při úspěšném načtení je následně zapsán do účetnictví jako bankovní doklady. Tím je umožněné spárování jednotlivých úhrad s vydanými fakturami. Automaticky spouštěné párování plateb s vydanými fakturami pak jen dále zvyšuje pohodlí uživatele.

Obsah

Abyste mohli snadno přenášet úhrady dobírek svého přepravce do účetního systému ABRA Flexi, budete muset udělat následující kroky:

  • Nastavit virtuální bankovní účet či účty pro přepravce v systému Flexi.
  • Zajistit uživatele s REST API pro připojení Dativery k Flexi.
  • Aplikovat příslušný scénář propojení přepravce a systému Flexi.
  • Zajistit zasílání výpisů přepravce na přidělenou e-mailovou adresu.

V následujícím textu je většina kroků podrobně vysvětlena.

Bankovní účet v systému v ABRA Flexi

Ve svém ABRA Flexi si pro přepravce založte nový virtuální bankovní účet (v hlavním menu PenízeSeznam bankovních účtů). K tomuto účtu budou nahrávány výpisy úhrad dobírek. Při aktivaci scénáře v Dativery tento bankovní účet zvolíte z nabídky.

Uživatel s REST API v ABRA Flexi

Pro použití ABRA Flexi s Dativery potřebujete mít povolené REST API pro zápis. Budete potřebovat znát přihlašovací údaje uživatele přistupujícího k API a adresu instalace ABRA Flexi včetně určení firmy. Pokud byste měli nevěděli, jak zjistit adresu instalace ABRA Flexi, pomůže vám článek Připojení ABRA Flexi k Dativery.

Scénář importu úhrad zásilek

V dalším kroku aplikujte scénář importu plateb. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář pro svého přepravce a aplikujte jej:

Postup v průvodci aplikace scénáře:

  1. Pro připojení aplikaci přepravce není ve většině případů potřeba zadat žádné nastavení (Dativery se k přepravci fakticky nepřipojuje) a tak se jeho aplikace přidá sama. U několika přepravců, kteří ve výpisu neuvádí měnu dobírky, je potřeba určit měnu dobírek – pro takové se zobrazí formulář, ve kterém zvolíte odpovídající měnu dobírek.
  2. Následně zvolte některou z již propojených aplikací Flexi nebo přidejte zcela nové propojení na Flexi.
  3. Pokud zadáváte nové propojení Flexi, budete potřebovat vložit Jméno serveru, Číslo portu a přihlašovací údaje uživatele pro přístup k API. Po odeslání budete požádáni o zvolení účtované firmy. Po odeslání parametrů dojde k testu, zda je možné se se zadanými přihlašovacími údaji k uvedenému serveru připojit, pokud bude test přihlášení úspěšný, pokročíte dále.
  4. V následujícím kroku nastavte parametry importu, tj.:
    • Zvolte typ bankovního dokladu, který bude používaný pro vytvářené doklady.
    • Zvolte vytvořený virtuální bankovní účet přepravce ve Flexi.
    • Přeskočte volby o vytváření bankovních dokladů pro netto částky a pro transakční poplatky.
    • Nastavte automatické párování plateb.
    • Pak nastavení uložte.
  5. Aktivace scénáře je dokončená.

Po skončení aktivace scénáře se na úvodní stránce propojení, konkrétně na jejím samém konci, zobrazí e-mailová adresa na doméně mydativery.com (např. in-f42bc85ac-84b@mydativery.com), na kterou bude potřeba nastavit zasílání výpisů plateb.

Jak propojení funguje?

Soubory s výpisy zaplacených dobírek nechte zasílat či zasílejte e-mailem na určenou e-mailovou adresu u Dativery. Soubor výpisu musí být v požadovaném souborovém formátu (např. CSV, XLS), který je uvedený na stránce aplikace. Výpis musí mít také podporovanou strukturu, tj. měl by obsahovat určené sloupce, které jsou taktéž uvedené na stránce aplikace, v požadavcích na připojení. V jedné zaslané e-mailové zprávě může být obsažen jediný výpis k importu.

Jakmile na určenou adresu přijde e-mailová zpráva s výpisem dobírek, proběhne jejich načtení do účetnictví ABRA Flexi.

V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatického párování plateb bezprostředně po každém importu plateb do Flexi. Přijaté platby jsou párovány s vydanými fakturami a s dobropisy přijatých faktur. Je možné zvolit i strategii párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Výchozí strategie vyžaduje shodu částky a zároveň variabilního symbolu, což je bezpečný a zároveň provozně praktický přístup. Bližší informace o možnostech nastavení automatického párování najdete v našem článku Párování plateb ve Flexi.