Charakter poskytovaných služeb
Poskytujeme propojení systémů, která automaticky synchronizují a přenášejí data mezi těmito systémy. Propojení a další doplňky jsou poskytovány jako “Software as a Service” (SaaS). Aplikace Dativery běží v na našem cloudu u AWS, ze kterého se připojují k zdrojovým i cílovým aplikacím, aby provedly požadované operace. Integrace se vždy spouští na našich serverech, a proto je nelze jednorázově zakoupit a provozovat na vlastní[4m počítači.
Začátek používání
Některé služby mohou být aktivovány okamžitě bez nutnosti kontaktovat naši společnost nebo provést předchozí platbu. Stačí aktivovat konkrétní službu a začít například automaticky přenášet platby do účetnictví. Pokud máte ke službám dotazy, můžete se obrátit na naši podporu. U služeb, které si sami aktivujete, je k dispozici 14denní zkušební lhůta. Pokud vám naše služba nevyhovuje, můžete ji pozastavit nebo úplně smazat. Po uplynutí zkušební doby se služba automaticky stává placenou a první faktura zahrnuje i dosavadní provoz.
Pokud je služba nainstalována pracovníkem naší společnosti, cena instalace a konfigurace se řídí naším ceníkem nebo individuální obchodní nabídkou.
Způsoby fakturace
Poskytované služby účtujeme podle ceníku našich služeb. Způsob účtování služeb určuje také způsob fakturace:
- Pravidelné služby s pevnou cenou za období (např. přenosy faktur, plateb nebo provoz doplňků) fakturujeme předem, to znamená, že si službu měsíčně předplatíte – ve faktuře jsou uvedeny položky za službu v nadcházejícím období. Pokud se služba zahajuje v průběhu kalendářního měsíce, účtujeme poměrnou část ceny služby.
- Pravidelné služby účtované podle výkonu (např. přenosy objednávek, vytěžování dat z faktur) fakturujeme zpětně, to znamená, že platíte za již poskytnutou službu. Ve faktuře jsou takové položky účtovány za uplynulé období.
- Jednorázové služby (např. konzultace, instalace, konfigurace, programátorské práce) fakturujeme po poskytnutí služby nebo po předání díla. U prací s cenou od 10 000 Kč bez DPH vystavujeme zálohovou fakturu ve výši 50 % předpokládané celkové ceny splatnou před zahájením prací.
Protože většina našich faktur obsahuje položky účtované předem i zpětně, rozhodli jsme se, že datum zdanitelného plnění bude v posledním dni měsíce.
Služby vytěžování dat dokladů pomocí Rossum Elis fakturujeme samostatně.
Vystavené faktury
Faktury za pravidelně poskytované služby vystavujeme měsíčně v poslední den měsíce (podle výše uvedeného).
Na fakturách jsou účtována konkrétní propojení za jednotlivá období. Pokud je propojení pojmenované, jeho název se objeví na faktuře:
Faktury mohou obsahovat položky nejen za aktuální období, ale také dosud nevyúčtované položky z minulých období. Například přenos plateb z PayPalu do účetního systému POHODA v listopadu bude jednou položkou na faktuře, zatímco přenos v prosinci bude bude další položkou faktury:
Faktury ve formátu PDF a ISDOC zasíláme na e-mailovou adresu uvedenou ve fakturačních údajích organizace. Soubor ve formátu elektronické faktury ISDOC lze snadno importovat do účetnictví bez další práce.
Očekáváme úhradu fakturovaných služeb převodem na bankovní účet s uvedením variabilního symbolu faktury. Pokud chcete platit naše služby trvalým platebním příkazem, použijte variabilní symbol jedné z již vystavených faktur. Máte také možnost zvolit úhradu inkasem.
Faktury mohou být vystaveny také v eurech, pokud si euro zvolíte v fakturačních údajích organizace.
Správa více organizací
Pokud spravujete propojení pro více firem, např. jako účetní kancelář nebo jako holding, máme několik tipů.
Pro jednotlivé účtované firmy doporučujeme v systému Dativery vytvořit samostatné organizace, stačí je přidat. Tuto metodu oceníte při větším počtu propojení z důvodu lepší přehlednosti a možnosti snadné změny způsobu fakturace služeb pro jednotlivé organizace. Máte také možnost zpřístupnit propojení účtované firmy pracovníkům dané firmy, aniž by získali přístup k datům ostatních účtovaných firem.
V případě, že se rozhodnete spravovat všechna propojení v jedné organizaci, doporučujeme důsledně pojmenovávat aplikace a propojení.
Možnosti fakturace při více organizacích:
- Sdružená fakturace – Veškeré služby poskytnuté v jednotlivých sdružených organizacích jsou vyúčtovány na jedné společné faktury, typicky vystavované na správce všech organizací. Výhodou sdružené fakturace jsou především slevy na přenosy plateb z platebních institucí. Při sdružené fakturaci jsou položky seskupeny dle organizací, které jsou jasně označené. Níže je uveden návod na nastavení sdružené fakturace.
- Oddělená fakturace na účtované firmy – U jednotlivých organizací jsou nastavené fakturační údaje účtovaných firem, které dostávají faktury za služby poskytované právě pro ně. Výhodou je úspora práce správce s rozdělením nákladů na jednotlivé firmy a přefakturací, protože faktura není vystavena na správce.
- Oddělená fakturace na správce – U každé organizace jsou znovu uvedené fakturační údaje správce. Správce dostává samostatnou fakturu za každou organizaci. Tuto volbu oceníte například při přefakturaci nákladů na jednotlivé firmy. Při této variantě jsou slevy na další přenosy plateb poskytnuté jen v rámci faktury.
Popsané způsoby fakturace lze kombinovat, což znamená, že některé organizace mohou být fakturovány sdruženě ke správci, zatímco jiné organizace mohou být fakturovány odděleně a přímo na účtovanou firmu. Toto umožňuje pružnost při řešení fakturačních potřeb jednotlivých firem.
Nastavení sdružené fakturace
Z úvodní stránky organizace přejděte na stránku úpravy organizace – klepněte na tři tečky vpravo od jména organizace):
V případě, kdy spravujete více organizací, je v části “Fakturační údaje” uvedeno jako první pole “Typ fakturace”. Pokud volíte oddělenou fakturaci, můžete v následující polích nastavit fakturační údaje, které se mají používat při vystavování faktury za propojení v této organizaci.
Zvolíte-li možnost sdružené fakturace, zvolte v následujícím poli organizaci, se kterou budou fakturovat propojení aktuální organizace:
A nezapomeňte uložit.