Zaplatit zboží či služby lze na Internetu mnoha způsoby a vaši zákazníci samozřejmě chtějí podle svých potřeb používat snad všechny. Chcete-li na svém e-shopu efektivně prodávat, musíte zákazníkům nabídnout pohodlné řešení platby, ať již chtějí zaplatit jakkoliv. Vhodným řešením jsou platební brány jako např. ThePay. Platební brána s licencí ČNB je pro zákazníka důvěryhodným partnerem, zároveň ušetří starosti s implementací jednotlivých způsobů plateb oproti vlastní podpoře jednotlivých platebních způsobů.
Výhoda propojení s účetnictvím
Brána ThePay odesílá na váš bankovní účet souhrnnou platbu – peníze za veškeré realizované platby jsou na váš účet připsány, ale jako jedna platba. V účetnictví nebude možné tuto souhrnnou platbu spojit s různými vydanými fakturami, protože nesouhlasí její variabilní symbol a ani její částka. Souhrnnou platbu od ThePay zahrnující platby za několik dnů nepůjde ani rozúčtovat na různé analytické účty.
S pomocí Dativery je možné platební bránu ThePay napojit na váš účetní systém Stormware POHODA. Propojení od Dativery zajišťuje automatické stahování výpisů provedených plateb ze systému platební brány a načtení těchto výpisů do účetnictví. Funkčnost odpovídá stahování výpisů plateb z bankovního účtu. Automatizované stahování plateb je nezbytností, pokud potřebujete informace o jednotlivých platbách častěji než jednou měsíčně či třeba jednou za 14 dní.
Obsah
Abyste mohli snadno přenášet platby realizované prostřednictvím brány ThePay do účetního systému POHODA, budete muset udělat následující kroky:
- Získat údaje z platební brány ThePay pro napojení.
- Nastavit fiktivní bankovní účet v systému POHODA.
- Nainstalovat a nastavit Dativery Agent pro napojení Pohody.
- Aplikovat scénář propojení brány ThePay a systému POHODA.
V následujícím textu je většina kroků podrobně vysvětlena.
Údaje z platební brány ThePay
Aby se Dativery mohlo připojit k vašemu účtu u provozovatele brány ThePay a přenášet informace o proběhlých platbách, je potřeba poskytnout:
- ID obchodníka,
- ID účtu,
- heslo pro komunikaci.
Tyto údaje naleznete po přihlášení v Klientské sekci, konkrétně na stránce Nastavení → Účty u ThePay. Na této stránce je tabulka s přehledem účtů a v jejím posledním sloupci Údaje pro implementaci jsou uvedeny údaje jako merchantId, accountId a heslo pro datové API.
Fiktivní bankovní účet v systému POHODA
V systému POHODA musíte vytvořit fiktivní bankovní účet pro platební bránu ThePay. V menu Nastavení zvolte položku Bankovní účty a v ní zvolte založení nového účtu.
- Zadejte jedinečnou zkratku účtu. Budete-li mít v platební bráně více měn, nezapomeňte konkrétní měnu ve zkratce zohlednit.
- Do pole Číslo účtu zadejte smyšlené číslo účtu, např. 123.
- I do pole Banka vložte smyšlený kód banky, např. 0000.
- Do sousedního pole určeného pro název banky zadejte název fiktivního účtu pro platební bránu, např. ThePay EUR.
- Poslední důležité políčko je Měna, do kterého zadejte třípísmenný kód měny účtu u ThePay.
Dativery Agent
Protože systém POHODA zpřístupňuje svá data omezeně a komplikovaně, vytvořili jsme aplikaci Dativery Agent. Tato aplikace po instalaci na počítač s programem POHODA zajistí bezpečnou komunikaci se serverem Dativery v cloudu. Připravili jsme pro vás článek popisující instalaci a nastavení Dativery Agentu. Postupujte podle něj.
Scénář přenosu plateb ThePay
Pokud jste neaplikovali scénář při nastavení Dativery Agentu, tak se do jeho nastavení pustíme teď. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář Výpisy ThePay do Pohody a aplikujte jej.
- Vyplňte údaje nezbytné pro připojení platební brány ThePay, máte je připravené (viz výše). Případně vyberte již založené ThePay.
- Zvolte některý z již propojených programů Pohoda nebo přidejte zcela nové propojení na Pohodu.
- Pokud zadáváte nové propojení, budete potřebovat vložit jednorázové heslo, které získáte v Dativery Agentu (vysvětleno v článku o instalaci Agentu). Po odeslání budete požádáni o IČ, Uživatelské jméno, Heslo a zvolení Typu účetnictví, vše by měly být údaje účtované firmy. Po uložení dojde k testu, zda je možné se s údaji připojit.
- V následujícím kroku nastavte parametry flow, tj.:
- Zvolte cílový bankovní účet v Pohodě.
- Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny. Může být i v nepříliš vzdálené minulosti.
- Zadejte měnu transakcí ve formě zkratky, např. CZK.
- Zvolte, zda chcete vytvářet bankovní doklady i pro netto částky a poplatky (viz níže).
- Pak nastavení uložte.
- Aktivace je dokončená.
Jak propojení funguje?
Dativery automaticky stahuje výpisy jednotlivých provedených plateb (tj. nikoliv jednu souhrnnou platbu) ze systému platební brány ThePay a importuje tyto výpisy do účetního systému POHODA. Funkčnost odpovídá stahování výpisů pohybů na bankovním účtu. Jak jsme již napsali, považujeme automatizované stahování plateb za nezbytnost.
Stažení plateb z brány ThePay probíhá automaticky každou hodinu po celý den. Přibližně do hodiny od poskytnutí informace o platbě ze strany platební brány budete mít detailní informace o platbě ve svém účetnictví.
Kromě pravidelně spouštěného automatického stahování je možné kdykoliv ručně spustit stažení úhrad a jejich zpracování. Stažení a import do Pohody proběhne okamžitě po ručním spuštění.
Po importu plateb (nebo třeba jedenkrát denně) musíte v systému POHODA, v menu Banka ručně spustit funkci Automatická likvidace… (funkci nelze spustit automaticky po provedení importu). Automatická likvidace proběhne nad vybranými, nespárovanými bankovními doklady, které spáruje s pohledávkami, závazky, atd.
Doklady vytvářené v POHODĚ
Protože platební brána ThePay poskytuje informace o poplatcích souvisejících s platbou, jsou při importu pro každou platbu vytvořeny tři bankovní doklady:
- doklad na brutto částku odpovídající částce uhrazené zákazníkem,
- doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude platební bránou vyplacena,
- doklad na částku poplatku ThePay za zpracování platby.
Vytváření trojice dokladů je cestou ke správnému účtování tržeb a nákladů. Abyste měli nad doklady a účtováním plnou kontrolu, je v nastavení flow nabídnuta i možnost vytváření druhého a třetího dokladu vypnout.
První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.
Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou bránou ThePay, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.
Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání platební brány samotné. V nastavení flow je možné zvolit předkontaci, podle které budou tyto doklady účtovány.
V nastavení flow můžete zvolit předkontaci platby a poplatku.
Upozornění
V systému POHODA, u záznamů bankovních pohybů vytvořených dle dat ThePay, neupravujte hodnotu v poli Číslo výpisu. Hodnota je využívána Dativery pro jednoznačnou identifikaci konkrétních plateb a při její změně by mohlo dojít k duplikování platby.