Automatický přenos výpisů plateb dokáže ušetřit velké množství času, ať už se jedná o platby na účtech bank, z platebních bran, z platebních terminálů, od přepravních služeb či z online tržišť. Namísto opakovaného ručního načítání bankovních výpisů do účetnictví s rizikem možnosti zanesení lidské chyby jsou platby rychle načteny do ABRA Flexi (dříve FlexiBee). Po načtení jsou dostupné v podobě bankovních dokladů.

Další úspory času je možné dosáhnout automatickým spouštěním párování plateb s fakturami pokaždé, když Dativery načte do účetnictví ABRA Flexi platby. Kromě zvýšení uživatelského komfortu přináší automatické párování (likvidace faktur) do přehledu faktur aktuální stav úhrady, aniž byste museli hnout prstem. V následujícím textu se dozvíte vše o párování spouštěném Dativery.

Jak párování funguje

Párování plateb používá standardní funkci systému ABRA Flexi s vámi zvolenou strategií párování (viz dále).

Při párování jsou brány v potaz jen platby:

  • dosud nespárované,
  • z příslušného bankovního účtu,
  • zvolených typů pohybů (příjem, výdej),
  • nanejvýše o týden starší než nejstarší právě importovaná platba.

Tyto platby jsou párovány s nespárovanými doklady ze všech účetních obdobích.

Pokud párování pro platbu nedokáže najít odpovídající doklad, ponechává bankovní doklad neboli platbu beze změny. Nespárované platby čekají na ruční spárování plateb.

Párování plateb spouštěné Dativery tedy nemůže:

  • změnit již dříve spárované platby,
  • spárovat platby z jiných bankovních účtů,
  • zatížit systém zkoušením párování množství historických plateb od počátku existence firmy.

Příchozí platby – Příjem

Ve většině případů je prioritou spárování příchozích (kreditních) plateb, které byly na účet připsány. Tyto přijaté platby je možné párovat s doklady vydaných faktur a s dobropisy přijatých faktur. Chcete-li automaticky párovat příchozí platby, zaškrtněte v nastavení flow volbu Spárovat příchozí platby.

Odchozí platby – Výdej

U bankovních účtů má smysl spárovat odchozí (debetní) platby, které byly z účtu odeslány. Odchozí platby je možné párovat s doklady přijatých faktur a s dobropisy vydaných faktur. Chcete-li automaticky párovat příchozí platby, zaškrtněte v nastavení flow volbu Spárovat odchozí platby.

Strategie párování

ABRA Flexi dává možnost volby kritérií, podle kterých budou platby s doklady spárovány. Čím více kritérií bude pro nalezení odpovídajícího páru použito, tím budete mít větší jistotu, že spárovaní je správné. Současně ale narůstá ale riziko, že některé kritérium nebude splněno a k automatickému spárování platby s dokladem nedojde.

Strategii párování můžete určit pro každý přenos nezávisle a to v nastavení flow výběrem hodnoty v poli Párovací strategie, podle používaných kritérií jsou možné tyto:

Variabilní symbol a částka
Platby jsou s dokladem párovány, pokud se u nich shoduje variabilní symbol platby a zároveň částka platby. Liší-li se jeden z údajů, není platba spárována a čeká na ruční zpracování. Tím se při automatickém párování vylučuje možnost vzniku chyby a je šance odhalit případné omyly zákazníků. Tuto strategii považujeme za optimální a proto je v nastavení flow výchozí.
Variabilní symbol, částka a bankovní účet
Oproti předešlé se jedná o přísnější strategii, vyžaduje i shodu bankovního účtu, na který měly být peníze dle dokladu připsány či ze kterého měly být odeslány. Strategie může být užitečná, pokud jednotlivé bankovní účty slouží pro různé účely, střediska či činnosti firmy a platba provedená na jiný účet indikuje problém hodný pozornosti.
Jen variabilní symbol
Spárování plateb s doklady se řídí čistě variabilním symbolem, částka není nijak posuzována. Volnější strategie může spárovat např. částečné platby či platby, jejichž částka byla zaokrouhlena, nezabrání však spárování v případě drobné chyby v uvedeném variabilním symbolu.
Jen částka
Spárování plateb s doklady se řídí čistě výší částky, žádné jiné kritérium není posuzováno. Značně volná strategie může být užitečná v prostředí, kde nejsou variabilní symboly používány, např. platby na terminálech či ze zahraničí. Před její volbou dobře zvažte, zda vaše faktury mají dostatečně rozmanité částky. Např. při pravidelné fakturaci malého spektra služeb či zboží většímu počtu klientů by tato strategie nemusela být pomocí. Rizikem mohou být i historické nespárované doklady, protože se páruje vůči dokladům ze všech účetních období.

Stává se, že se platby nespárují s fakturami, protože částky o pár haléřů či korun neodpovídají – např. zaokrouhlení plátcem či při převodu měn. Párování proto můžete určit výši rozdílu mezi částkou platby a částkou na dokladu v poli Ignorovat rozdíl ve výši. Po jejím zadání bude s dokladem spárována i platba, která bude nanejvýše o zadaný rozdíl nižší či vyšší. Zaškrtnete-li políčko Zaúčtovat rozdíl, bude samostatně zaúčtována i částka rozdílu.

Pokročilé automatické párování

ABRA Flexi nabízí doplňkový modul Pokročilé automatické párování. Je určen především pro subjekty, které pravidelně fakturují a jejich zákazníci uvádějí např. číslo zákazníka (EAN), případně uvádí jiný variabilní symbol či hradí odlišné než fakturované částky. Příkladem jsou poskytovatelé internetu či jiných telekomunikačních služeb.

I funkci pokročilého automatického párování plateb může Dativery spouštět při každém importu výpisů plateb. Funkce je spouštěna ještě před během standardního automatického párování plateb. Oproti běžnému párování se snaží spárovat platby realizované i ve 30 dnech předcházejících nejstarší právě importované platbě.

Používáte-li tento modul a máte-li zájem o bezplatnou aktivaci této funkce, kontaktujte naši podporu.

Když neznají variabilní symbol…

Variabilní symbol jako identifikátor plateb je přítomný v českém a slovenském platebním styku, ve většině zahraničních služeb však není používaný a tyto služby pro něj nemají žádné zvláštní pole. Pro přenos variabilního symbolu je u těchto služeb nutné použít jiné pole. Podobná situace může nastat při určitých kombinacích softwaru třetích stan a platebních služeb.

V následujícím seznamu uvedeme některé ze služeb a informaci o poli sloužícím pro přenos variabilního symbolu.

  • Global Payments: Pokud není uveden variabilní symbol, použije se upravená hodnota z první reference objednávky (orderReference1).
  • PayPal: Při neuvedeném variabilním symbolu se použije hodnota předmětu transakce (transactionSubject).
  • Stripe: Jako variabilní symbol se použije celá hodnota pole popis transakce (description). Hodnota není nijak upravována.
  • ThePay: Pokud není uveden variabilní symbol, použije se hodnota specifického symbolu. Hodnota není nijak upravována.
  • Obecně: Při prázdném variabilním symbolu se zkusí najít speciálně zapsané číslo ve zprávě/poznámce pro příjemce.

Dobré vědět…

  • Pro párování plateb Dativery spouští funkci, která je integrální součástí aplikace ABRA Flexi. Protože jde o funkci ABRA Flexi, nemůžeme upravovat její chování.
  • Pokud není platba spárována s dokladem přes splnění podmínky shodného variabilního symbolu a částky, obracejte se s dotazem či připomínkou na podporu ABRA Flexi.
  • Chcete-li párovat podle variabilního symbolu, musí jím být platba označena již při odeslání. Týká se zvláště zahraničních systémů, které variabilní symbol obvykle neznají, či platebních terminálů.
  • ABRA Flexi ukládá variabilní symboly maximálně 30 znaků dlouhé. Volte variabilní symboly s maximálně 30 znaky.
  • V některých případech platební služby (např. platební brány) z inkasované částky strhávají své poplatky a na váš účet posílají nižší částku, než měl zákazník uhradit. Při přenosu je možné si do ABRA Flexi nechat zapisovat trojici bankovních dokladů: s netto částkou, s bruto částkou a s částkou poplatků. Přesnější doklady umožní lepší párování i přesnější zaúčtování.
  • Od některých platebních služeb je na váš běžný bankovní účet připisována sumární platba s výplatou úhrad za určité období. Takovou souhrnnou platbu nelze rychle, natož automaticky párovat s mnoha různými doklady. Podívejte se na náš přehled, zda z konkrétní služby neumíme přenášet platby přímo.
  • U některých služeb může hrozit vznik duplicitně evidovaných plateb: informace o platbách importujete do ABRA Flexi ze specializované služby a služba vám úhrady vyplácí jednotlivě na váš bankovní účet, odkud si je přenášíte spolu s jinými platbami do Flexi podruhé. V takovém případě zvažte vyplácení sumární platbou.