Dativery propojuje službu Elis od Rossum.AI se s účetním systémem ABRA FlexiBee.

Služba Rossum Elis slouží k automatickému čtení faktur a účtenek. Dativery pomocí API uloží obsah dokladů do FlexiBee a přiloží k nim i originální PDF.

Dativery obsahuje přednastavený scénář, kam vyplníte přihlašovací údaje k FlexiBee a po vyplnění údajů do scénáře a jejich potvrzení Dativery vygeneruje přihlašovací údaje do Rossum Elis a speciální adresu, kam budete přeposílat faktury k rozpoznání.

Pro účetní firmy: V současné době pro každého zákazníka založte vlastní Organizaci v Dativery (Přidání organizace) a nastavte nové flow. Pošlete jim pozvánku. Mail s heslem do Elis bude zaslán po akceptaci pozvánky (a aktualizaci schématu ručně nebo v noci). Organizace umožňují členění přístupů do jednotlivých organizací.

Než začnete

Založte nový účet ve FlexiBee, který budete používat pouze pro účely propojení Dativery a FlexiBee. Připravte si přihlašovací údaje k tomuto účtu. Také zkontrolujte, že máte placenou verzi FlexiBee, protože FlexiBee One neobsahuje REST API pro zápis.

Aplikace scénáře a získání přihlašovacích údajů do Rossum Elis

  1. Najděte scénář Rozpoznávání faktur pomocí Rossum.AI pro FlexiBee (lze také nalézt v přehledu scénářů na dativery.com, levé menu Scénáře integrace).
  2. Po načtení scénáře klikněte na tlačítko Použít scénář.
  3. Na obrazovce Aktivace scénáře zadejte do pole Jméno serveru název nebo IP adresu serveru, přes kterou se připojujete k FlexiBee. Je to adresa, kteoru zadáváte do prohlížeče, když se chcete připojit k vašemu FlexiBee. Obvykle má tvar vasefirma.flexibee.eu.
  4. Do pole Číslo portu zadejte port, který se dozvíte od svého správce serveru. Obvykle to bývá hodnota 443.
  5. Do polí Uživatel a Heslo zadejte uživatelské jméno a heslo k účtu ve FlexiBee. Velmi doporučujeme založit uživatele speciálně pouze pro propojení s Dativery.
  6. Do pole Identifikace firmy zadejte část adresy při přístupu přes webové rozhraní. Najdete ji po písmenu”/c/” v adresní části prohlížeče (například “mojefirma” v https://mojefirma.flexibee.eu/c/mojefirma).
  7. Klikněte na tlačítko Uložit nastavení.

Pokud proběhlo předchozí nastavení úspěšně, Dativery zobrazí přístupové údaje k Rossum Elis a můžete ihned vyzkoušet odeslat první fakturu do FlexiBee.

Odeslání první faktury

Pro kontrolu zkuste první fakturu odeslat ručně:

  1. Přejděte do vašeho emailu a najděte tam novou zprávu od Dativery s heslem k Rossum Elis.
  2. Vezměte libovolnou fakturu ve formátu PDF a odešlete ji na email, který pro vás vygenerovalo Dativery.
  3. Zadejte do vašeho prohlížeče adresu elis.rossum.ai.
  4. Přihlaste se jménem, které je uvedené ve scénáři v bodu 2.
  5. Ověřte se heslem, které máte napsané v emailu od Dativery ve své emailové schránce.

Nyní jste přihlášení v aplikaci Rossum Elis a může trvat několik sekund, než se načte faktura nebo faktury.

Kontrola a export faktur v Rossum Elis

Po prvním přihlášení do Rossum Elis se automaticky vytvoří složka nazvaná: Vaše Jméno / FlexiBee
Složku najdete v levé horní části obrazovky.

Po rozkliknutí složky, v podsložce Přijaté faktury, uvidíte v tabulce v hlavním okně vaše první poslané faktury.

Pro zkontrolování faktur:

  1. Klikněte na tlačítko Začít zpracovávat.
    Otevře se editační okno s první fakturou, která je v seznamu faktur ke kontrole.
  2. Projděte tabelátorem položky v levém sloupci, a zkontrolujte, zda je systém přečetl správně. Pokud je u některé červený vykřičník (vizte obrázek), je třeba položku dopsat ručně nebo spárovat položku na faktuře s položkou ve sloupečku.

    Na obrázku chybí například Datum zdanitelného plnění. Pokud není toto datum na faktuře uvedeno, uveďte do pole datum vystavení.
  3. Po odstranění všech vykřičníků stiskněte tlačítko Exportovat.

Důležité: Pokud ani po odstranění všech chyb nelze na tlačítko Export kliknout, počkejte než se dokončí validace na pozadí. To může trvat i několik vteřin. Pak bude tlačítko Export aktivní.

V tuto chvíli je první faktura odeslána do FlexiBee. Přihlaste se do FlexiBee a zkontrolujte, zda se importovaná faktura opravdu nachází v sekci Doklady faktur.

Automatické přeposílání faktur

Přeposílání faktur lze dále automatizovat pomocí nastavení ve vašem mail serveru. Nastavit přeposílání z faktury@vasefirma.cz na adresu vybenerovanou Dativery (v našem příkladu výše je to adresa invoices-723b6f@elis.rossum.ai). Pak stačí všem doručovatelům faktur zadat adresu faktury@vasefirma.cz a ty budou automaticky doručeny do Rossum Elis systému, kde pak můžete zkontrolovat úplnost více faktur najednou a načíst je do FlexiBee.

Poznámka: Doporučujeme pravidelně kontrolovat systém Rossum Elis, zda v něm nejsou nové faktury ke kontrole a načtení do FlexiBee.

Nastavení parametrů zaúčtování

Chceme, aby účetní otevíral doklad při základním zpracování pouze jednou. Rozpoznávání s Rossum Elis je hodně spolehlivé, ale stále není 100%, a proto je nutná kontrola přímo v něm. Doplnili jsme tedy možnosti základního zaúčtování už do Rossumu. Cílem je, abyste se k dokladu už nemuseli vracet ve FlexiBee.
Seznam středisek a předpisy zaúčtování jsou přenášeny do Rossum jednou denně. Pokud je změníte, je možné aktualizovat schéma hned. V Dativery v Moje flow zvolte Rossum a klikněte na Aktualizovat schéma.
Nastavení parametrů zaúčtování můžete provést v Dativery v Moje flow zvolte Rossum a klikněte na Nastavit.
Je možné zaúčtovávat podle:
  • středisko
  • předpis zaúčtování
  • přímé nastavení účtu osnovy (má dáti)
  • řádek DPH
  • řádek kontrolního hlášení DPH
  • činnost

To zda umožnit zadání zaúčtování lze konfigurovat a tím je skrýt nebo zobrazit. Můžete také nastavit výchozí hodnotu pro střediska nebo předpis zaúčtování.

Lze také zobrazit specifický symbol, který je implicitně skrytý.

Současná omezení řešení

Spojení Rossumu a FlexiBee má potenciál změnit způsob práce účetních. Nyní ještě existuje několik omezení, se kterými je nutné počítat:
  • Rossum umí detekovat položky dokladů, pokud si tuto funkci zapnete. Položky je možné zadat také poloautomaticky, kdy označíte sloupce a vyznačíte významy sloupců.
  • Rossum neumí detekovat odlišnou měnu pro doklad a pro souhrn DPH. Takové případy nastávají, když si dvě české firmy fakturují např. v EUR.
  • Lze zadat přijaté faktury, přijaté zálohy apod. Nicméně detekce není automatická, musíte typ dokladu vybrat ručně. Faktury vydané zatím nejsou podporované (plánuje se).

Většina těchto omezení bude časem odstraněna.

Nastavení parametrů zaúčtování

Naším cílem je, abyste otevřeli každou fakturu pouze jednou v Rossum Elis a nemuseli ji znovu otevírat a zaúčtovávat ji ve FlexiBee. Proto jsme do Dativery přidali konfiguraci výchozích hodnot a položek, které se zobrazí na každé faktuře načtené do Rossum Elis.  V nastavení Dativery najdete například nastavení výchozího zaúčtování:
  • Výchozí typ faktury
  • Středisko
  • Předpis zaúčtování
Seznam středisek a předpis zaúčtování jsou synchronizovány s  aplikací Rossum jednou denně. Pokud je změníte, můžete je uložit okamžitě ručně.

Nastavení výchozích parametrů zaúčtování

  1. V Dativery přejděte do Moje Dativery.
  2. V sekci Aktivní flows, klikněte na Vytěžování faktur pomocí Rossum Elis.
  3. V aktivním flow, klikněte na tlačítko Nastavit.
  4. Změňte výchozí nastavení.
  5. Ručně aktualizujte schéma (vizte dále).

Ruční aktualizace schématu

  1. Jděte do My Dativery.
  2. V sekci Aktivní flows, klikněte na Vytěžování faktur pomocí Rossum Elis.
  3. V aktivním flow, klikněte na Aktualizovat schéma.

Nyní jsou výchozí hodnoty změněny. Přihlaste se do aplikace Rossum Elis a zkontrolujte, že se výchozí položky zobrazují správně.

Konfigurace daně z přidané hodnoty a měny

V Dativery si můžete nastavit některé parametry pro automatické čtení v Rossum Elis. Například je možné nastavit, zda jste plátci DPH a v jaké měně má být faktura do FlexiBee uložena:

  1. V Dativery přejděte do Moje Dativery.
  2. V sekci Aktivní Flows klikněte na Vytěžování faktur pomocí Rossum Elis.
  3. V aktivním flow klikněte na tlačítko Nastavit.
  4. Zaškrtněte Plátce DPH nebo ho odškrtněte, pokud plátcem nejste.
  5. V menu Domácí měnavyberte měnu, ve které chcete faktury zaúčtovávat.
  6. Nastavení uložte tlačítkem Uložit nastavení.

Pro ověření nastavení, otevřete fakturu v Rossum Elis a zkontrolujte, zda se DPH a měna zobrazují správně.

Nastavení výchozích parametrů faktur pro Rossum Elis

V Dativery můžete nastavit, které parametry se mají na fakturách v Rossum Elis zobrazovat, a které mají zůstat skryty, protože je nepoužíváte. Zobrazte všechny parametry, které FlexiBee potřebuje ke správnému zaúčtování faktur:

  • Typ dokumentu
  • Předpis zaúčtování
  • Protiúčet
  • Řádek DPH
  • Stát
  • Středisko
  • Zakázku
  • Činnost
  • Objednávku
  • Specifický symbol – pokud faktura obsahuje specifický symbol, bude tento zobrazen.
  • Datum zaúčtování vyplnit datem vystavení dokladu
  • IBAN
  • Domácí měnu

Parametry můžete nastavit:

  1. V Dativery přejděte do záložky Moje Dativery.
  2. V sekci Aktivní Flows klikněte na Vytěžování faktur pomocí Rossum Elis.
  3. V aktivním flow klikněte na tlačítko Nastavit.
  4. Zaškrtněte nebo odškrtněte parametry faktur.
  5. Nastavení uložte tlačítkem Uložit nastavení.

Pro ověření nastavení, otevřete fakturu v Rossum Elis a zkontrolujte, zda se parametry zobrazují podle nastavení.