Provozovatel e-shopu či dalších e-commerce služeb může nabídnout svým zákazníkům možnost zaplacení prostřednictvím některé z platebních bran. Např. platební služba Stripe zajistí podporu rozmanitého spektra způsobů platby, že zákazník jistě najde ten svůj oblíbený, ať již bude platit kartou či moderními způsoby jako Apple Pay and Google Pay.
Platební brána ušetří provozovateli starosti s dojednáváním podmínek u několika různých subjektů i s implementací různých technických řešení. Integrace platební brány do e-shopu zajistí zákazníkům pohodlnou úhradu, ale je vhodné bránu plně zapojit do celého procesu prodeje, kam patří i ekonomický software.
Výhoda propojení s účetnictvím
S pomocí Dativery je možné platební bránu Stripe napojit na váš účetní systém Stormware POHODA. Propojení od Dativery zajišťuje automatické přenášení výpisů provedených plateb ze systému platební brány do účetnictví. Funkčnost odpovídá stahování výpisů plateb z bankovního účtu. Automatizované stahování plateb je nezbytností, pokud potřebujete informace o jednotlivých platbách častěji než jednou měsíčně.
Obsah
Abyste mohli snadno přenášet platby realizované prostřednictvím služby Stripe do účetního systému POHODA, budete muset udělat následující kroky:
- Nastavit fiktivní bankovní účet v systému POHODA.
- Nainstalovat a nastavit Dativery Agent pro napojení Pohody.
- Připojit POHODU k Dativery.
- Ve Stripe získat API klíč pro Dativery.
- Aplikovat scénář propojení Stripe a systému POHODA.
V následujícím textu je většina kroků podrobně vysvětlena. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.
Fiktivní bankovní účet v systému POHODA
V systému POHODA musíte vytvořit fiktivní bankovní účet pro platební službu Stripe. V menu Nastavení zvolte položku Bankovní účty a v ní zvolte založení nového účtu.
- Zadejte jedinečnou zkratku účtu. Budete-li mít v platební bráně více měn, nezapomeňte konkrétní měnu ve zkratce zohlednit.
- Do pole Číslo účtu zadejte smyšlené číslo účtu, např. 123.
- I do pole Banka vložte smyšlený kód banky, např. 0000.
- Do sousedního pole určeného pro název banky zadejte název fiktivního účtu pro platební bránu, např. Stripe USD.
- Poslední důležité políčko je Měna. Pokud je bankovní účet veden v měně, ve které vedete celé účetnictví, musíte jej ponechat prázdný. Jde-li o cizí měnu, zadejte do pole třípísmenný kód měny účtu ve službě Stripe.
Dativery Agent
Protože systém POHODA zpřístupňuje svá data omezeně a komplikovaně, vytvořili jsme aplikaci Dativery Agent. Tato aplikace po instalaci na počítač s programem POHODA zajistí bezpečnou komunikaci se serverem Dativery v cloudu. Připravili jsme pro vás článek popisující instalaci a nastavení Dativery Agentu, podle kterého postupujte.
Připojení POHODY
V tomto kroku připojíte POHODU k Dativery. Přejděte na stránku přidání aplikace POHODA v Dativery a klepněte na tlačítko Začít používat POHODA. Spustíte tak průvodce, v jehož prvním kroku bude potřeba zadat jednorázový kód/heslo z Dativery Agentu. Po zadání klepněte na tlačítko Uložit.
V druhém kroku průvodce zadejte IČ účtované společnosti, uživatelské jméno a heslo, zvolte typ účetnictví a měnu, ve které je společnost účtována. Po odeslání formuláře Dativery otestuje přihlašovací údaje a pokud vše proběhne správně, tj. spojí se s vaší POHODOU, máte POHODU připojenou k Dativery.
Příprava přístupu u Stripe
Abyste mohli vytvořit API klíč, který je nezbytný pro přístup Dativery k vašim platbám ve Stripe, potřebujete správcovská práva. Následně v Dashboardu v levém menu otevřete část Developers a přejděte na stránku API Keys. Ujistěte se, že se nedíváte na testovací klíče, popř. přepněte na skutečné klíče.
Vytvořte tajný API klíč (Secret API key), který bude mít přístup ke čtení transakcí (pohybů zůstatku) a poplatků. V části All core resources najděte Balance transaction sources a Charges a v obou případech povolte právo Read. Zkopírujte si API klíč, který později použijete při aktivaci přenosu v Dativery.
Scénář přenosu plateb Stripe
Pokud jste neaplikovali scénář při nastavení Dativery Agentu, tak scénář přenosu nastavte teď. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář Přenos plateb z Stripe do POHODA a aplikujte jej.
- Přidejte aplikaci Stripe pro účet, ze kterého chcete přenášet platby. Vyplňte API klíč, který jste ze Stripe získali.
- Zvolte některý z již propojených programů POHODA nebo přidejte zcela nové propojení na Pohodu.
- Pokud zadáváte nové propojení, budete potřebovat vložit jednorázové heslo, které získáte v Dativery Agentu (vysvětleno v článku o instalaci Agentu). Po odeslání budete požádáni o IČ, Uživatelské jméno, Heslo a zvolení Typu účetnictví, vše by měly být údaje účtované firmy. Po uložení dojde k testu, zda je možné se s údaji připojit.
- V následujícím kroku nastavte parametry přenosu, tj.:
- Zvolte cílový bankovní účet v POHODĚ.
- Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny.
- Vyplňte měnu transakcí na účtu v platební bráně Stripe.
- Zvolte, zda mají být vytvářeny i samostatné bankovní doklady pro netto částky a pro poplatky (doklady pro brutto částky budou vytvářeny vždy).
- Případně zvolte předpis předkontace brutto částek, netto částek a poplatků platební brány Stripe.
- Určete, zda chcete po načtení plateb do účetnictví spouštět automatickou likvidaci. Případně vyberte pravidlo párování.
- Nastavení uložte.
- Aktivace je dokončená, stahování začíná.
Jak propojení funguje?
Dativery stahuje výpisy plateb ze systému Stripe pravidelně každou hodinu po celý den. Vedle automatického provozu máte možnost kdykoliv ručně spustit okamžité stažení výpisu a jeho zpracování. Po získání výpisu plateb se automaticky provádí import pohybů na účtu do účetnictví POHODA.
V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatické likvidace plateb bezprostředně po každém importu do POHODY. Účetní systém se pokusí zlikvidovat jednotlivé pohledávky a závazky, které se potom objeví na záložce Likvidace u příslušného bankovního pohybu. Je možné zvolit i pravidlo párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Vlastní pravidla pro likvidaci a párování dokladů si můžete nadefinovat přímo v účetním systému POHODA v agendě Pravidla párování dokladů dostupné z nabídky Nastavení/Homebanking.
Pokud jste pro začátek přenosu plateb zvolili datum v hluboké minulosti, bude úvodní stažení historických plateb postupné a bude nějakou dobu trvat. Při každém připojení žádáme obvykle nanejvýše o 7 dní, takže jeden měsíc nazpět přeneseme v automatickém režimu za 4–5 hodin. Chcete-li přenést platby rychleji, můžete na stránce přenosu stisknout tlačítko Přenést platby – pokud neběží či není naplánovaný žádný přenos plateb, spustí tlačítko přenos plateb, stále s krokem 7 dní.
Doklady vytvořené v Pohodě
Platební brána Stripe poskytuje informace o poplatcích souvisejících s platbou. Díky tomu mohou být při importu pro každou platbu vytvořeny tři bankovní doklady:
- doklad na brutto částku odpovídající částce hrazené zákazníkem,
- doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude platební bránou vyplacena,
- doklad na částku poplatku platební brány Stripe za zpracování platby.
První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.
Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou platební bránou Stripe, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.
Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání platební brány samotné.
Vytváření dokladů na netto částky a transakční poplatky je volitelná funkce. Je ale důležité počítat s tím, že tyto doklady nemají žádný odpovídající doklad, na který by se mohly automaticky napárovat, a proto u nich nedochází k likvidaci. Stačí je pouze zaúčtovat – netto částky obvykle jako Peníze na cestě a transakční poplatky jako Bankovní poplatky.
Proti těmto dokladům se následně objeví další pohyby: výplata od platební brány, která dorazí na bankovní účet – ta souvisí s netto částkami, a vyúčtování poplatků, které je potřeba uhradit – to odpovídá transakčním poplatkům.
V nastavení flow můžete zvolit jednotlivé předkontace, které se použijí pro bankovní doklady s brutto částkou, netto částkou nebo transakčním poplatkem. U každého typu dokladu lze nastavit samostatnou předkontaci pro příjem i pro výdej.
Zkusíte propojení hned?
Můžete zkusit přenášet výpisy plateb ve Stripe do POHODY okamžitě, nemusíte na nic čekat.