Platební systém PayPal se v některých oblastech internetové e-commerce stal synonymem online plateb. Chrání kupující a díky funkci One Touch™ zjednodušuje placení. Stal se tak oblíbeným platebním nástrojem u širokého spektra uživatelů. Možnost zaplacení oblíbenou službou může u části zákazníků rozhodovat otázku, zda se zákazníkem e-shopu vůbec stanou.
Výhoda propojení s účetnictvím
S pomocí Dativery je možné platební bránu PayPal napojit na váš účetní systém Stormware POHODA. Propojení od Dativery zajišťuje automatické přenášení výpisů provedených plateb ze systému platební brány do účetnictví. Funkčnost odpovídá stahování výpisů plateb z bankovního účtu. Automatizované stahování plateb je nezbytností, pokud potřebujete informace o jednotlivých platbách častěji než jednou měsíčně.
Obsah
Abyste mohli snadno přenášet platby realizované prostřednictvím služby PayPal do účetního systému POHODA, budete muset udělat následující kroky:
- Nastavit fiktivní bankovní účet v systému POHODA.
- Nainstalovat a nastavit Dativery Agent pro napojení Pohody.
- Připojit POHODU k Dativery.
- V PayPal nastavit přístup pro Dativery a získat ID klienta a tzv. secret.
- Aplikovat scénář propojení PayPal a systému POHODA.
V následujícím textu je většina kroků podrobně vysvětlena. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.
Fiktivní bankovní účet v systému POHODA
V systému POHODA musíte vytvořit fiktivní bankovní účet pro platební systém PayPal. V menu Nastavení zvolte položku Bankovní účty a v ní zvolte založení nového účtu.
- Zadejte jedinečnou zkratku účtu. Budete-li mít v platební bráně více měn, nezapomeňte konkrétní měnu ve zkratce zohlednit.
- Do pole Číslo účtu zadejte smyšlené číslo účtu, např. 123.
- I do pole Banka vložte smyšlený kód banky, např. 0000.
- Do sousedního pole určeného pro název banky zadejte název fiktivního účtu pro platební bránu, např. PayPal USD.
- Poslední důležité políčko je Měna. Pokud je bankovní účet veden v měně, ve které vedete celé účetnictví, musíte jej ponechat prázdný. Jde-li o cizí měnu, zadejte do pole třípísmenný kód měny účtu u PayPal.
Dativery Agent
Protože systém POHODA zpřístupňuje svá data omezeně a komplikovaně, vytvořili jsme aplikaci Dativery Agent. Tato aplikace po instalaci na počítač s programem POHODA zajistí bezpečnou komunikaci se serverem Dativery v cloudu. Připravili jsme pro vás článek popisující instalaci a nastavení Dativery Agentu, podle kterého postupujte.
Připojení POHODY
V tomto kroku připojíte POHODU k Dativery. Přejděte na stránku přidání aplikace POHODA v Dativery a klepněte na tlačítko Začít používat POHODA. Spustíte tak průvodce, v jehož prvním kroku bude potřeba zadat jednorázový kód/heslo z Dativery Agentu. Po zadání klepněte na tlačítko Uložit.
V druhém kroku průvodce zadejte IČ účtované společnosti, uživatelské jméno a heslo, zvolte typ účetnictví a měnu, ve které je společnost účtována. Po odeslání formuláře Dativery otestuje přihlašovací údaje a pokud vše proběhne správně, tj. spojí se s vaší POHODOU, máte POHODU připojenou k Dativery.
Příprava přístupu u PayPal
Pro přístup k PayPalu bude Dativery potřebovat dvojici informací: ID klienta a tzv. secret.
Oba údaje získáte ve vývojářské administraci PayPalu, na stránce My Apps & Credentials, v části REST API Apps. Pomocí přepínače Sandbox | Live zvolte ostré prostředí Live. Následně klepněte na tlačítko Create App, novou aplikaci pojmenujte, např. „Dativery“ a uložte tlačítkem Create App.
Po vytvoření aplikace je vhodné upravit její nastavení a nechat pro aplikaci povolenou pouze funkci Transaction Search:
Po vytvoření aplikace si zkopírujte příslušný autentizační pár Client ID a Secret.
Pozor: Povolení přístupu či provedené změny nastavení se v rámci PayPaylu mohou projevit se zpožděním až jednoho dne.
Scénář přenosu plateb PayPal
Pokud jste neaplikovali scénář při nastavení Dativery Agentu, tak se do jeho nastavení pustíme teď. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář Přenos plateb z PayPal do POHODA a aplikujte jej.
- Pokud nemáte přidanou aplikaci PayPal, přidejte ji. Vyplňte ID klienta a tzv. secret, které jste z PayPalu získali.
- Zvolte některý z již propojených programů POHODA nebo přidejte zcela nové propojení na Pohodu.
- Pokud zadáváte nové propojení, budete potřebovat vložit jednorázové heslo, které získáte v Dativery Agentu (vysvětleno v článku o instalaci Agentu). Po odeslání budete požádáni o IČ, Uživatelské jméno, Heslo a zvolení Typu účetnictví, vše by měly být údaje účtované firmy. Po uložení dojde k testu, zda je možné se s údaji připojit.
- V následujícím kroku nastavte parametry přenosu, tj.:
- Zvolte cílový bankovní účet v POHODĚ.
- Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny.
- Vyplňte měnu transakcí na účtu v PayPal.
- Zvolte, zda mají být vytvářeny i samostatné bankovní doklady pro netto částky a pro poplatky (doklady pro brutto částky budou vytvářeny vždy).
- Případně zvolte předpis předkontace brutto částek, netto částek a poplatků platební brány PayPal.
- Určete, zda chcete po načtení plateb do účetnictví spouštět automatickou likvidaci. Případně vyberte pravidlo párování.
- Nastavení uložte.
- Aktivace je dokončena, stahování začíná.
Potřebujete-li z jednoho PayPal účtu přenášet platby uskutečněné v různých měnách, aktivujte si scénář znovu pro každou další měnu. Využijete již nastavené připojení na systémy PayPal i POHODA.
Jak propojení funguje?
Dativery stahuje výpisy plateb z platební služby PayPal pravidelně každou hodinu po celý den. Vedle automatického provozu máte možnost kdykoliv ručně spustit okamžité stažení výpisu a jeho zpracování. Po získání výpisu plateb se automaticky provádí import pohybů na účtu do účetnictví POHODA.
V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatické likvidace plateb bezprostředně po každém importu do POHODY. Účetní systém se pokusí zlikvidovat jednotlivé pohledávky a závazky, které se potom objeví na záložce Likvidace u příslušného bankovního pohybu. Je možné zvolit i pravidlo párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Vlastní pravidla pro likvidaci a párování dokladů si můžete nadefinovat přímo v účetním systému POHODA v agendě Pravidla párování dokladů dostupné z nabídky Nastavení/Homebanking.
Pokud jste pro začátek přenosu plateb zvolili datum v hluboké minulosti, bude úvodní stažení historických plateb postupné a bude nějakou dobu trvat. Při každém připojení žádáme obvykle nanejvýše o 7 dní, takže jeden měsíc nazpět přeneseme v automatickém režimu za 4–5 hodin. Chcete-li přenést platby rychleji, můžete na stránce přenosu stisknout tlačítko Přenést platby – pokud neběží či není naplánovaný žádný přenos plateb, spustí tlačítko přenos plateb, stále s krokem 7 dní.
Doklady vytvořené v Pohodě
Platební služba PayPal poskytuje informace o poplatcích souvisejících s platbou. Díky tomu mohou být při importu pro každou platbu vytvořeny tři bankovní doklady:
- doklad na brutto částku odpovídající částce hrazené zákazníkem,
- doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude platební službou vyplacena,
- doklad na částku poplatku platební služby PayPal za zpracování platby.
První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.
Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou platební službou PayPal, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.
Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání platební služby samotné.
Vytváření dokladů na netto částky a transakční poplatky je volitelná funkce. Je ale důležité počítat s tím, že tyto doklady nemají žádný odpovídající doklad, na který by se mohly automaticky napárovat, a proto u nich nedochází k likvidaci. Stačí je pouze zaúčtovat – netto částky obvykle jako Peníze na cestě a transakční poplatky jako Bankovní poplatky.
Proti těmto dokladům se následně objeví další pohyby: výplata od platební služby, která dorazí na bankovní účet – ta souvisí s netto částkami, a vyúčtování poplatků, které je potřeba uhradit – to odpovídá transakčním poplatkům.
V nastavení flow můžete zvolit jednotlivé předkontace, které se použijí pro bankovní doklady s brutto částkou, netto částkou nebo transakčním poplatkem. U každého typu dokladu lze nastavit samostatnou předkontaci pro příjem i pro výdej.
Zkusíte propojení hned?
Můžete zkusit přenášet výpisy plateb z PayPal do POHODY okamžitě, nemusíte na nic čekat.