Více než 10 000 výdejních míst, doručování do více než 30 evropských zemí či večerní doručování na adresu v největších městech – to jsou hlavní výhody Zásilkovny (známé též jako Packeta). Služba se pro tyto výhody stává častou volbou e-shopů pro zaslání nákupů zákazníkům nejen v Česku a na Slovensku. Kromě vlastní rozsáhlé sítě partnerů využívá služeb zavedených přepravců. U veškerých dopravců v Česku a Slovensku nabízí doručování zásilek na dobírku, služba je dostupná i u řady zahraničních dopravců. Úhrady zásilek jsou Zásilkovnou zasílány na váš účet, současně jsou fakturovány poskytnuté služby a poplatky.
Zásilkovnu (a stejně Packetu) je možné s pomocí Dativery napojit na váš účetní systém ABRA Flexi (dříve FlexiBee). Napojení zajišťuje automatické stahování úhrad zásilek od přepravní služby a import těchto plateb do účetního systému.
Výhoda automatického načítání výpisů
Automatizované přenášení plateb znamená stabilní spolehlivost. Stahování pohybů na účtu každou hodinu zajišťuje včasnou dostupnost informací o úhradách. Výhodou automatického přenosu je též úspora času: pokud ruční přenos výpisu znamená 6 minut denně, za měsíc se snadno nasčítají dvě hodiny – není lepší je strávit výdělkem či odpočinkem než rutinní operací? Automatický přenos plateb je prostě výhodou, pokud potřebujete informace o platbách častěji než jednou měsíčně či třeba jednou za 14 dní.
Obsah
Abyste mohli v účetním systému ABRA Flexi snadno vytvářet platby realizované u přepravní služby Zásilkovna, budou potřeba následující kroky:
- Připravit fiktivní bankovní účet v systému ABRA Flexi.
- Zajistit uživatele s REST API pro připojení Dativery k ABRA Flexi.
- Získat přístupové údaje ze Zásilkovny pro napojení.
- Aplikovat scénář propojení Zásilkovny a systému ABRA Flexi.
V následujícím textu jsou tyto kroky podrobně vysvětleny. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.
Fiktivní bankovní účet v ABRA Flexi
Pro úhrady zásilek ze Zásilkovny založíte v ABRA Flexi fiktivní bankovní účet. K tomuto účtu budou nahrávány výpisy plateb. Vytvoření nového bankovního účtu je možné v hlavním menu Peníze → Seznam bankovních účtů. Akademie ABRA Flexi nabízí video návod založení:
Jednotlivé nahrávané transakce (ve Flexi vedené jako bankovní doklady) budou odkazovat na tento založený účet. Při aktivaci scénáře přenosu plateb v Dativery vyberete tento účet jako cílový.
Uživatel s REST API v ABRA Flexi
Pro použití ABRA Flexi s Dativery je potřeba mít REST API a to musí být povolené pro zápis. Budete potřebovat znát přihlašovací údaje uživatele přistupujícího k API a adresu instalace ABRA Flexi včetně určení firmy. Pokud byste nevěděli, jak zjistit adresu instalace ABRA Flexi, pomůže vám článek Připojení ABRA Flexi k Dativery.
Přístupové údaje k Zásilkovně
Aby se Dativery mohlo připojit k vašemu účtu v Zásilkovně či Packetě a přenášet informace o platbách, je potřeba poskytnout klíč API a heslo API. Obě informace naleznete v klientské sekci Zásilkovny: po přihlášení klikněte na název své společnosti v horní liště. Objeví se vám stránka podpory a v boxíku s názvem vaší společnosti jsou oba údaje zobrazené. Klíč i heslo k API budou mít podobu nahodilé kombinace písmen a číslic, např. b56cd79dcc878ce48811fe7a33d.
Aktivace scénáře přenosu plateb ze Zásilkovny
V dalším kroku aplikujte scénář přenosu plateb. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář Přenos úhrad zásilek z Zásilkovna do ABRA Flexi nebo Přenos úhrad zásilek z Packeta do ABRA Flexi a aplikujte jej.
- Vyplňte připravené údaje nezbytné pro připojení služby Zásilkovna (popř. zvolte již dříve přidanou Zásilkovnu).
- Zvolte existující propojení s Flexi nebo přidejte nové vyplněním:
- Adresy serveru s instalací Flexi,
- Čísla portu, na kterém je Flexi zpřístupněno,
- Jméno uživatelské účtu pro přístup Dativery,
- Heslo k tomuto účtu.
- Stiskněte tlačítko Další, načež se Dativery zkusí na server připojit.
- Pokud uspěje, nabídne vám na výběr účtovanou společnost.
- Nastavte parametry přenosu, tj.:
- Zvolte typ bankovního dokladu, se kterým budou platby vytvářeny.
- Zvolte cílový bankovní účet ve Flexi, na který budou platby připisovány.
- Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny.
- Vyplňte měnu transakcí na účtu v Zásilkovně.
- Zvolte, zda mají být vytvářeny i samostatné bankovní doklady pro netto částky a pro poplatky (doklady pro brutto částky budou vytvářeny vždy).
- Případně zvolte předpis zaúčtování netto částek a poplatků přepravní služby Zásilkovna.
- Určete, zda chcete po přenosu plateb do účetnictví spouštět automatické párování příchozích a odchozích plateb s fakturami.
- Nastavení uložte.
- Aktivace je dokončena, stahování začíná.
Jak propojení funguje?
Dativery automaticky stahuje výpisy jednotlivých provedených plateb (tj. nikoliv jednu souhrnnou platbu) ze systému Zásilkovny a importuje tyto výpisy do účetního systému ABRA Flexi. Funkčnost odpovídá stahování výpisů pohybů na bankovním účtu.
Stahování dat ze Zásilkovny probíhá automaticky každou hodinu po celý den. Záleží proto jen na vámi smluvené frekvenci fakturace se Zásilkovnou, tj. jak často Zásilkovna poskytne data ke stažení. Do hodiny od poskytnutí informace o platbě ze strany přepravní služby budete mít detailní informace o platbě ve svém účetnictví.
Kromě pravidelně spouštěného automatického stahování je možné kdykoliv ručně spustit stažení úhrad a jejich zpracování, stažení a import do ABRA Flexi proběhne okamžitě po ručním spuštění.
V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatického párování plateb bezprostředně po každém importu do ABRA Flexi. Můžete nechat spárovat přijaté platby i odeslané platby. Přijaté platby jsou párovány s vydanými fakturami a dobropisy přijatých faktur, odeslané platby jsou párovány s přijatými fakturami a dobropisy vydaných faktur. Je možné zvolit i strategii párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Výchozí strategie vyžaduje shodu částky a zároveň variabilního symbolu, což je bezpečná a zároveň provozně praktická strategie. Bližší informace o možnostech nastavení automatického párování najdete v našem článku Párování plateb v ABRA Flexi.
Pokud jste pro začátek přenosu plateb zvolili datum v hluboké minulosti, bude úvodní stažení historických plateb postupné a bude nějakou dobu trvat. Při každém připojení žádáme obvykle nanejvýše o 7 dní, takže jeden měsíc nazpět přeneseme v automatickém režimu za 4–5 hodin. Chcete-li přenést platby rychleji, můžete na stránce přenosu stisknout tlačítko Přenést platby – pokud neběží či není naplánovaný žádný přenos plateb, spustí tlačítko přenos plateb, stále s krokem 7 dní.
Doklady vytvořené v ABRA Flexi
Pokud přepravní služba poskytuje informace o poplatku z provedené platby, jsou pro každou platbu při importu vytvořeny tři bankovní doklady:
- doklad na brutto částku odpovídající částce hrazené zákazníkem,
- doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude přepravní službou vyplacena,
- doklad na částku poplatku za zpracování platby.
První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.
Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou přepravní službou, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.
Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání přepravní služby samotné.
Vytváření dokladů na netto částky a transakční poplatky je volitelná funkce. Je ale důležité počítat s tím, že tyto doklady nemají žádný odpovídající doklad, na který by se mohly automaticky napárovat. Stačí je pouze zaúčtovat – netto částky obvykle jako Peníze na cestě a transakční poplatky jako Bankovní poplatky.
Proti těmto dokladům se následně objeví další pohyby: výplata od přepravní služby, která dorazí na bankovní účet – ta souvisí s netto částkami, a vyúčtování poplatků, které je potřeba uhradit – to odpovídá transakčním poplatkům.
V nastavení flow můžete zvolit typ dokladu, který se má při přenosu vytvářet. U tohoto typu dokladu pak můžete přímo v ABRA Flexi nastavit předpis zaúčtování pro příjem a výdej. který se použije při účtování jednotlivých dokladů. Zároveň je možné určit i předpisy zaúčtování pro netto částky a transakční poplatky, pokud je vytváření těchto dokladů ve flow povoleno.
Zkusíte propojení hned?
Můžete zkusit přenášet výpisy plateb ze Zásilkovny do Flexi okamžitě, nemusíte na nic čekat. Stejně tak můžete přenášet výpisy plateb z Packety do Flexi.