Výpisy plateb z platební služby Klarna nejsou účetním systémem Stormware POHODA přímo podporované. Situace jistě může být pro držitele jejich bankovního účtu komplikací při každodenní práci.
V rámci projektu Bankovní výpisy Dativery podporuje automatické průběžné stahování výpisů plateb z účtů vedených u Klarny do vaší instalace POHODY, tj. bez opakované účasti člověka a ručního provádění operací.
Výhoda automatického načítání výpisů
Automatizovaný přenos plateb přináší stabilní spolehlivost – protože na rozdíl od pracovníka nemá přemíru úkolů či dovolenou, ale funguje stále stejně. Přenos pohybů na účtu každou hodinu zajišťuje aktuální informace o došlých úhradách v průběhu celého dne, což může být výhodou při komunikaci s klienty či pro rychlou expedici uhrazených objednávek. Výhodou je též úspora času: pokud pracovník ručnímu přenosu výpisu věnuje denně 6 minut, za měsíc výpisy strávil alespoň dvě hodiny (a podle nás je lepší strávit výdělkem nebo odpočinkem než rutinní operací). Automatický přenos plateb je výhodou, zvláště pokud potřebujete informace o jednotlivých platbách častěji než jednou měsíčně či třeba jednou za 14 dní.
Obsah
Abyste mohli snadno přenášet transakce na účtu vedeném u platební služby Klarna do svého účetního systému POHODA, budete muset udělat následující kroky:
- Připravit bankovní účet v systému POHODA.
- Nainstalovat a nastavit Dativery Agent pro napojení POHODY.
- Zajistit API klíč do služby Klarna.
- Aplikovat scénář propojení Klarny a systému POHODA.
V následujícím textu je většina kroků podrobně vysvětlena. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.
Fiktivní bankovní účet v systému POHODA
V systému POHODA budete potřebovat vytvořit fiktivní bankovní účet pro platební službu Klarna. V menu Nastavení zvolte položku Bankovní účty a v ní vyberte založení nového účtu.
- Zadejte jedinečnou zkratku účtu. Budete-li mít v platební službě více měn, nezapomeňte konkrétní měnu ve zkratce zohlednit.
- Do pole Číslo účtu zadejte smyšlené číslo účtu, např. 123.
- I do pole Banka vložte smyšlený kód banky, např. 0000.
- Do sousedního pole určeného pro název banky zadejte název fiktivního účtu pro platební službu, např. Klarna EUR.
- Poslední důležité políčko je Měna. Pokud je bankovní účet veden v měně, ve které vedete celé účetnictví, musíte jej ponechat prázdný. Jde-li o cizí měnu, zadejte do pole třípísmenný kód měny účtu u platební služby Klarna.
Dativery Agent
Protože systém POHODA zpřístupňuje svá data omezeně a komplikovaně, vytvořili jsme aplikaci Dativery Agent. Tato aplikace po instalaci na počítač s programem POHODA zajistí bezpečnou komunikaci se serverem Dativery v cloudu. Připravili jsme pro vás článek popisující instalaci a nastavení Dativery Agentu, podle kterého postupujte.
Přístupové údaje ze služby Klarna
Pro vytvoření API klíče potřebného k propojení Dativery s vaším účtem Klarna přejděte do Klarna Merchant Portalu. V levém menu otevřete sekci Payment settings (Nastavení platby) a poté vyberte možnost Klarna API Keys (Klíče API Klarna).
Kliknutím na Generate new Klarna API key (Vygenerovat nový klíč API Klarna) vytvoříte nový API klíč. Po jeho vygenerování se zobrazí detail s údaji API Username a API Password – právě tyto hodnoty budete potřebovat pro propojení služby Klarna s Dativery.
Upozorňujeme, že k API klíči je možné přistoupit pouze jednou. Proto si údaje ihned stáhněte jako textový soubor (.txt) a bezpečně uložte. Z bezpečnostních důvodů už nebude možné klíč ani heslo později v portálu znovu zobrazit.
Aktivace scénáře přenosu plateb z Klarny
Pokud jste neaplikovali scénář při nastavení Dativery Agentu, tak scénář přenosu nastavte teď. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář Přenos plateb z Klarna do POHODA a aplikujte jej.
- Přidejte nové propojení s Klarnou tím, že vyplníte:
- Uživatelské jméno pro API (API Username),
- Heslo (API Password).
- Zvolte některý z již propojených programů POHODA nebo přidejte zcela nové propojení na Pohodu.
- Pokud zadáváte nové propojení, budete potřebovat vložit jednorázové heslo, které získáte v Dativery Agentu (vysvětleno v článku o instalaci Agentu). Po odeslání budete požádáni o IČ, Uživatelské jméno, Heslo a zvolení Typu účetnictví, vše by měly být údaje účtované firmy. Po uložení dojde k testu, zda je možné se s údaji připojit.
- V následujícím kroku nastavte parametry přenosu, tj.:
- Zvolte cílový bankovní účet v POHODĚ.
- Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny.
- Vyplňte měnu transakcí na účtu v Klarně.
- Zvolte, zda mají být vytvářeny i samostatné bankovní doklady pro netto částky a pro poplatky (doklady pro brutto částky budou vytvářeny vždy).
- Případně zvolte předpis předkontace brutto částek, netto částek a poplatků služby Klarna.
- Určete, zda chcete po načtení plateb do účetnictví spouštět automatickou likvidaci. Případně vyberte pravidlo párování.
- Nastavení uložte.
- Aktivace je dokončena, stahování začíná.
Jak propojení funguje?
Dativery stahuje výpisy plateb z platební služby Klarna pravidelně každou hodinu po celý den. Vedle automatického provozu máte možnost kdykoliv ručně spustit okamžité stažení výpisu a jeho zpracování. Po získání výpisu plateb se automaticky provádí import pohybů na účtu do účetnictví POHODA.
V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatické likvidace plateb bezprostředně po každém importu do POHODY. Účetní systém se pokusí zlikvidovat jednotlivé pohledávky a závazky, které se potom objeví na záložce Likvidace u příslušného bankovního pohybu. Je možné zvolit i pravidlo párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Vlastní pravidla pro likvidaci a párování dokladů si můžete nadefinovat přímo v účetním systému POHODA v agendě Pravidla párování dokladů dostupné z nabídky Nastavení/Homebanking.
Pokud jste pro začátek přenosu plateb zvolili datum v hluboké minulosti, bude úvodní stažení historických plateb postupné a bude nějakou dobu trvat. Při každém připojení žádáme obvykle nanejvýše o 7 dní, takže jeden měsíc nazpět přeneseme v automatickém režimu za 4–5 hodin. Chcete-li přenést platby rychleji, můžete na stránce přenosu stisknout tlačítko Přenést platby – pokud neběží či není naplánovaný žádný přenos plateb, spustí tlačítko přenos plateb, stále s krokem 7 dní.
Doklady vytvořené v Pohodě
Platební služba Klarna poskytuje informace o poplatcích souvisejících s platbou. Díky tomu mohou být při importu pro každou platbu vytvořeny tři bankovní doklady:
- doklad na brutto částku odpovídající částce hrazené zákazníkem,
- doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude platební službou vyplacena,
- doklad na částku poplatku platební služby Klarna za zpracování platby.
První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.
Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou platební službou Klarna, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.
Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání platební služby samotné.
Vytváření dokladů na netto částky a transakční poplatky je volitelná funkce. Je ale důležité počítat s tím, že tyto doklady nemají žádný odpovídající doklad, na který by se mohly automaticky napárovat, a proto u nich nedochází k likvidaci. Stačí je pouze zaúčtovat – netto částky obvykle jako Peníze na cestě a transakční poplatky jako Bankovní poplatky.
Proti těmto dokladům se následně objeví další pohyby: výplata od platební brány, která dorazí na bankovní účet – ta souvisí s netto částkami, a vyúčtování poplatků, které je potřeba uhradit – to odpovídá transakčním poplatkům.
V nastavení flow můžete zvolit jednotlivé předkontace, které se použijí pro bankovní doklady s brutto částkou, netto částkou nebo transakčním poplatkem. U každého typu dokladu lze nastavit samostatnou předkontaci pro příjem i pro výdej.
Zkusíte propojení hned?
Můžete zkusit přenášet výpisy plateb z Klarny do POHODY okamžitě, nemusíte na nic čekat.