Účetní systém Stormware POHODA umí načítat bankovní výpisy z UniCredit Bank (UCB) hned v několika formátech. Uživatel však musí sám stáhnout výpisy plateb z banky a ručně načíst do účetnictví.
V rámci projektu Bankovní výpisy Dativery podporuje automatické průběžné stahování výpisů plateb z účtů vedených UniCredit Bank v Česku, Slovensku, Slovinsku nebo Rumunsku do vaší instalace POHODY, tj. bez opakované účasti člověka a ručního provádění operací.
Výhoda automatického načítání výpisů
Automatizované stahování plateb přináší stabilní spolehlivost, protože nezáleží na tom, zda pověřený pracovník neví, kam dříve skočit, nebo zda má dovolenou či má hlavu plnou víkendového programu. Přenos pohybů na účtu každou hodinu zajišťuje aktuální informace o došlých úhradách v průběhu celého dne, což může být výhodou při komunikaci s klienty či pro rychlou expedici uhrazených objednávek. Výhodou je též úspora času: pokud každý pracovní den věnuje pracovník ručnímu přenosu výpisu 6 minut, za měsíc výpisy strávil alespoň dvě hodiny (a podle nás je lepší strávit výdělkem nebo odpočinkem než rutinní operací). Automatický přenos plateb je podle nás výhodou, zvláště pokud potřebujete informace o jednotlivých platbách častěji než jednou měsíčně či třeba jednou za 14 dní.
Obsah
Abyste mohli snadno přenášet pohyby na bankovním účtu v UniCredit Bank do svého účetního systému POHODA, budete muset udělat následující kroky:
- Připravit bankovní účet v systému POHODA.
- Nainstalovat a nastavit Dativery Agent pro napojení POHODY.
- Připojit POHODU k Dativery.
- Získat technického uživatele v UniCredit Bank.
- Aplikovat scénář propojení UniCredit Bank a systému POHODA.
V následujícím textu je většina kroků podrobně vysvětlena. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.
Bankovní účet v systému POHODA
V systému POHODA budete potřebovat bankovní účet pro každý účet v UniCredit Bank. Pokud jej dosud nemáte, tak jej vytvořte. V menu Nastavení zvolte položku Bankovní účty a v ní vyberte založení nového účtu.
- Zadejte jedinečnou zkratku účtu. Budete-li mít více měn, nezapomeňte konkrétní měnu ve zkratce zohlednit.
- Do pole Číslo účtu zadejte číslo účtu, např. 123123123.
- Do pole Banka vložte kód banky 2700.
- Do sousedního pole určeného pro název banky zadejte UniCredit Bank.
- Poslední důležité políčko je Měna. Pokud je bankovní účet veden v měně, ve které vedete celé účetnictví, musíte jej ponechat prázdný. Jde-li o cizí měnu, zadejte do pole třípísmenný kód měny účtu.
Dativery Agent
Protože systém POHODA zpřístupňuje svá data omezeně a komplikovaně, vytvořili jsme aplikaci Dativery Agent. Tato aplikace po instalaci na počítač s programem POHODA zajistí bezpečnou komunikaci se serverem Dativery v cloudu. Připravili jsme pro vás článek popisující instalaci a nastavení Dativery Agentu, podle kterého postupujte.
Připojení POHODY
V tomto kroku připojíte POHODU k Dativery. Přejděte na stránku přidání aplikace POHODA v Dativery a klepněte na tlačítko Začít používat POHODA. Spustíte tak průvodce, v jehož prvním kroku bude potřeba zadat jednorázový kód/heslo z Dativery Agentu. Po zadání klepněte na tlačítko Uložit.
V druhém kroku průvodce zadejte IČ účtované společnosti, uživatelské jméno a heslo, zvolte typ účetnictví a měnu, ve které je společnost účtována. Po odeslání formuláře Dativery otestuje přihlašovací údaje a pokud vše proběhne správně, tj. spojí se s vaší POHODOU, máte POHODU připojenou k Dativery.
Příprava v UniCredit Bank
Aby bylo možné se připojit k API UniCredit Bank, budete potřebovat požádat banku o tzv. technického uživatele. Je možné, že pracovník banky nebude o tomto málo používaném typu uživatelského účtu vědět, tak snahu nevzdávejte a nechte jej zjišťovat v rámci banky. Pro propojení banky s Dativery budete především potřebovat uživatelské číslo technického uživatele a bezpečnostní kód.
Scénář přenosu plateb z účtu UniCredit Bank
Nyní postoupíte k přidání scénáře přenosu plateb. Nejlépe v nové záložce či v novém okně prohlížeče otevřete scénář Přenos plateb z UniCredit Bank do POHODA a aplikujte jej. Pokračujte:
- Přidejte nové propojení s UniCredit Bank tím, že vyplníte:
- Uživatelské číslo technického uživatele.
- Bezpečnostní kód.
- Číslo bankovního účtu.
- Stát pobočky UniCredit Bank (Česko, Slovensko, Slovinsko a Rumunsko).
- Zvolte některý z již propojených programů POHODA nebo přidejte zcela nové propojení na Pohodu.
- Pokud zadáváte nové propojení, budete potřebovat vložit jednorázové heslo, které získáte v Dativery Agentu (vysvětleno v článku o instalaci Agentu). Po odeslání budete požádáni o IČ, Uživatelské jméno, Heslo a zvolení Typu účetnictví, vše by měly být údaje účtované firmy. Po uložení dojde k testu, zda je možné se s údaji připojit.
- V následujícím kroku nastavte parametry přenosu, tj.:
- Zvolte cílový bankovní účet v POHODĚ.
- Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny. Pozor, výpisy jsou přístupné u UniCredit Bank jen po dobu zhruba 14 dní.
- Vyplňte měnu transakcí na účtu v UniCredit Bank.
- Určete, zda chcete po načtení plateb do účetnictví spouštět automatickou likvidaci. Případně vyberte pravidlo párování.
- Nastavení uložte.
- Aktivace je dokončená, přenos plateb začíná.
Jak propojení funguje?
Dativery se připojuje k bankovnictví UniCredit Bank pravidelně každou hodinu po celý den. Navíc máte možnost kdykoliv ručně spustit okamžité stažení výpisu a jeho zpracování. UniCredit Bank má však specifický přístup k poskytování přehledu transakcí: nejdříve musí v bance proběhnout uzávěrka dne, což se děje v průběhu noci, a až následně jsou aktualizovány výpisy transakcí. Aktualizace výpisů tedy probíhá jednou za 24 hodin a lze získat výpis transakcí za uplynulý a předešlé dny, nelze však získat dnešní transakce. Po získání bankovního výpisu se automaticky provádí import pohybů na účtu do účetnictví POHODA.
V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatické likvidace plateb bezprostředně po každém importu do POHODY. Účetní systém se pokusí zlikvidovat jednotlivé pohledávky a závazky, které se potom objeví na záložce Likvidace u příslušného bankovního pohybu. Je možné zvolit i pravidlo párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Vlastní pravidla pro likvidaci a párování dokladů si můžete nadefinovat přímo v účetním systému POHODA v agendě Pravidla párování dokladů dostupné z nabídky Nastavení/Homebanking.
Zkusíte propojení hned?
Můžete zkusit přenášet pohyby na účtu UniCredit Bank do POHODY okamžitě, na nic nečekejte.