Novinky

Blog o integracích, které mění práci k lepšímu.
9. 8. 2023
Adam Hauner

Import dobírek přepravců do ABRA Flexi

Přepravci zásilek jsou důležitým partnerem e-shopů při doručování prodaného zboží klientům. Pro setrvačnost zvyků i opatrnost klientů jsou dopravci i příjemcem platby za objednávky hrazené dobírkou. Přepravci zásilek poskytují informace o úhradách dobírek v rozličných souborových formátech. Výpisy plateb je možné z jejich administrací stáhnout, častěji výpisy zasílají v souborech na e-mail, možnost automatického přístupu prostřednictvím API je vzácná.

Dativery v rámci projektu Bankovní výpisy připravilo řadu propojení, která umožňují specifické výpisy úhrad dobírek získané od přepravců naimportovat do účetního systému ABRA Flexi. Výpis úhrad dobírek od přepravce se zasílá na e-mailovou adresu a při úspěšném načtení jsou následně jednotlivé úhrady zapsány do účetnictví jako bankovní doklady. Tím je umožněné spárování jednotlivých úhrad s vydanými fakturami. Automaticky spouštěné párování plateb s vydanými fakturami pak jen dále zvyšuje pohodlí uživatele.

Tip: Možná vás zajímá podobný návod Import plateb z e-mailů do ABRA Flexi.

Obsah

Abyste mohli snadno přenášet úhrady dobírek svého přepravce do účetního systému ABRA Flexi, budete muset udělat následující kroky:

  • Připravit fiktivní bankovní účet v systému ABRA Flexi.
  • Zajistit uživatele s REST API pro připojení Dativery k ABRA Flexi.
  • Aplikovat příslušný scénář propojení přepravce a systému ABRA Flexi.
  • Zajistit zasílání výpisů přepravce na přidělenou e-mailovou adresu.

V následujícím textu jsou tyto kroky podrobně vysvětleny. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.

Fiktivní bankovní účet v ABRA Flexi

Ve svém ABRA Flexi si pro přepravce založte nový virtuální bankovní účet. K tomuto účtu budou nahrávány výpisy plateb. Vytvoření nového bankovního účtu je možné v hlavním menu Peníze → Seznam bankovních účtů. Akademie ABRA Flexi nabízí video návod založení:

Jednotlivé nahrávané transakce (ve Flexi vedené jako bankovní doklady) budou odkazovat na tento založený účet. Při aktivaci scénáře přenosu plateb v Dativery vyberete tento účet jako cílový.

Uživatel s REST API v ABRA Flexi

Pro použití ABRA Flexi s Dativery potřebujete mít povolené REST API pro zápis. Budete potřebovat znát přihlašovací údaje uživatele přistupujícího k API a adresu instalace ABRA Flexi včetně určení firmy. Pokud byste nevěděli, jak zjistit adresu instalace ABRA Flexi, pomůže vám článek Připojení ABRA Flexi k Dativery.

Aktivace scénáře importu úhrad zásilek

V dalším kroku aplikujte scénář importu úhrad zásilek. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář pro svého přepravce a aplikujte jej:

Nenašli jste zde přepravní službu, kterou hledáte? Podívejte se do našeho kompletního přehledu propojení, kde najdete všechny dostupné integrace na jednom místě.

Postup v průvodci aplikace scénáře:

  1. Pro připojení aplikace přepravce není ve většině případů potřeba zadat žádné nastavení (Dativery se k přepravci fakticky nepřipojuje) a tak se jeho aplikace přidá sama. U několika přepravců, kteří ve výpisu neuvádí měnu dobírky, je potřeba určit měnu dobírek – pro takové se zobrazí formulář, ve kterém zvolíte odpovídající měnu dobírek.
  2. Následně zvolte existující propojení s Flexi nebo přidejte nové vyplněním:
    • Adresy serveru s instalací Flexi,
    • Čísla portu, na kterém je Flexi zpřístupněno,
    • Jméno uživatelské účtu pro přístup Dativery,
    • Heslo k tomuto účtu.
    • Stiskněte tlačítko Další, načež se Dativery zkusí na server připojit.
    • Pokud uspěje, nabídne vám na výběr účtovanou společnost.
  3. V následujícím kroku nastavte parametry importu, tj.:
    • Zvolte typ bankovního dokladu, se kterým budou platby vytvářeny.
    • Zvolte cílový bankovní účet ve Flexi, na který budou platby připisovány.
    • Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny.
    • Vyplňte měnu transakcí ve výpisu.
    • Pokud to výpis umožňuje, zvolte, zda mají být vytvářeny i samostatné bankovní doklady pro netto částky a pro poplatky (doklady pro brutto částky budou vytvářeny vždy).
    • Případně zvolte předpis zaúčtování netto částek a poplatků.
    • Určete, zda chcete po přenosu plateb do účetnictví spouštět automatické párování příchozích a odchozích plateb s fakturami.
    • Nastavení uložte.
  4. Aktivace scénáře je dokončená.

Po skončení aktivace scénáře se na úvodní stránce propojení, konkrétně na jejím samém konci, zobrazí e-mailová adresa na doméně mydativery.com (např. in-f42bc85ac-84b@mydativery.com), na kterou bude potřeba nastavit zasílání výpisů plateb.

Jak propojení funguje?

Soubory s výpisy zaplacených dobírek nechte zasílat či zasílejte e-mailem na určenou e-mailovou adresu u Dativery. Soubor výpisu musí být v požadovaném souborovém formátu (např. CSV, XLS), který je uvedený na stránce aplikace. Výpis musí mít také podporovanou strukturu, tj. měl by obsahovat určené sloupce, které jsou taktéž uvedené na stránce aplikace, v požadavcích na připojení. V jedné zaslané e-mailové zprávě může být obsažen jediný výpis k importu.

Jakmile na určenou adresu přijde e-mailová zpráva s výpisem dobírek, proběhne jejich načtení do účetnictví ABRA Flexi.

V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatického párování plateb bezprostředně po každém importu plateb do Flexi. Přijaté platby jsou párovány s vydanými fakturami a s dobropisy přijatých faktur. Je možné zvolit i strategii párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Výchozí strategie vyžaduje shodu částky a zároveň variabilního symbolu, což je bezpečný a zároveň provozně praktický přístup. Bližší informace o možnostech nastavení automatického párování najdete v našem článku Párování plateb ve Flexi.

Doklady vytvořené v ABRA Flexi

Pokud přepravní služba poskytuje informace o poplatku z provedené platby, jsou pro každou platbu při importu vytvořeny tři bankovní doklady:

  1. doklad na brutto částku odpovídající částce hrazené zákazníkem,
  2. doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude přepravní službou vyplacena,
  3. doklad na částku poplatku za zpracování platby.

První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.

Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou přepravní službou, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.

Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání přepravní služby samotné. V nastavení flow je možné zadat předpis zaúčtování, podle kterého budou tyto doklady účtovány.

Vytváření dokladů na netto částky a transakční poplatky je volitelná funkce. Je ale důležité počítat s tím, že tyto doklady nemají žádný odpovídající doklad, na který by se mohly automaticky napárovat. Stačí je pouze zaúčtovat – netto částky obvykle jako Peníze na cestě a transakční poplatky jako Bankovní poplatky.

Proti těmto dokladům se následně objeví další pohyby: výplata od platební brány, která dorazí na bankovní účet – ta souvisí s netto částkami, a vyúčtování poplatků, které je potřeba uhradit – to odpovídá transakčním poplatkům.

V nastavení flow můžete zvolit typ dokladu, který se má při přenosu vytvářet. U tohoto typu dokladu pak můžete přímo v ABRA Flexi nastavit předpis zaúčtování pro příjem a výdej. který se použije při účtování jednotlivých dokladů. Zároveň je možné určit i předpisy zaúčtování pro netto částky a transakční poplatky, pokud je vytváření těchto dokladů ve flow povoleno.