Base.com (dříve známý jako BaseLinker) je platforma pro správu a automatizaci online prodeje, která umožňuje e-shopům centralizovat objednávky z vlastních obchodů i různých online tržišť na jednom místě. Mezi její hlavní výhody patří propojení s e-shopy, marketplace platformami, dopravci a dalšími službami, automatizace zpracování objednávek a plateb a přehledná správa prodeje z jednoho systému.
V rámci projektu Bankovní výpisy Dativery podporuje automatické průběžné stahování výpisů plateb z účtů vedených na platformě Base.com do vaší instalace POHODY, tj. bez opakované účasti člověka a ručního provádění operací.
Výhoda automatického načítání výpisů
Automatizovaný přenos plateb přináší stabilní spolehlivost – protože na rozdíl od pracovníka nemá přemíru úkolů či dovolenou, ale funguje stále stejně. Přenos pohybů na účtu každou hodinu zajišťuje aktuální informace o došlých úhradách v průběhu celého dne, což může být výhodou při komunikaci s klienty či pro rychlou expedici uhrazených objednávek. Výhodou je též úspora času: pokud pracovník ručnímu přenosu výpisu věnuje denně 6 minut, za měsíc výpisy strávil alespoň dvě hodiny (a podle nás je lepší strávit výdělkem nebo odpočinkem než rutinní operací). Automatický přenos plateb je výhodou, zvláště pokud potřebujete informace o jednotlivých platbách častěji než jednou měsíčně či třeba jednou za 14 dní.
Obsah
Abyste mohli snadno přenášet transakce na účtu vedené na platformě Base.com do svého účetního systému POHODA, budete muset udělat následující kroky:
- Připravit fiktivní bankovní účet v systému POHODA.
- Nainstalovat a nastavit Dativery Agent pro napojení POHODY.
- Připojit POHODU k Dativery.
- V Base.com vygenerovat API token.
- Aplikovat scénář propojení Base.com a systému POHODA.
V následujícím textu jsou tyto kroky podrobně vysvětleny. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.
Fiktivní bankovní účet v systému POHODA
V systému POHODA budete potřebovat vytvořit fiktivní bankovní účet pro platby z Base.com. V menu Nastavení zvolte položku Bankovní účty a v ní vyberte založení nového účtu.
- Zadejte jedinečnou zkratku účtu. Budete-li mít v platební službě více měn, nezapomeňte konkrétní měnu ve zkratce zohlednit.
- Do pole Číslo účtu zadejte smyšlené číslo účtu, např. 123.
- I do pole Banka vložte smyšlený kód banky, např. 0000.
- Do sousedního pole určeného pro název banky zadejte název fiktivního účtu pro platební službu, např. Base.com EUR.
- Poslední důležité políčko je Měna. Pokud je bankovní účet veden v měně, ve které vedete celé účetnictví, musíte jej ponechat prázdný. Jde-li o cizí měnu, zadejte do pole třípísmenný kód měny účtu.
Dativery Agent
Protože systém POHODA zpřístupňuje svá data omezeně a komplikovaně, vytvořili jsme aplikaci Dativery Agent. Tato aplikace po instalaci na počítač s programem POHODA zajistí bezpečnou komunikaci se serverem Dativery v cloudu. Připravili jsme pro vás článek popisující instalaci a nastavení Dativery Agentu, podle kterého postupujte.
Připojení POHODY
V tomto kroku připojíte POHODU k Dativery. Přejděte na stránku přidání aplikace POHODA v Dativery a klepněte na tlačítko Začít používat POHODA. Spustíte tak průvodce, v jehož prvním kroku bude potřeba zadat jednorázový kód/heslo z Dativery Agentu. Po zadání klepněte na tlačítko Uložit.
V druhém kroku průvodce zadejte IČ účtované společnosti, uživatelské jméno a heslo, zvolte typ účetnictví a měnu, ve které je společnost účtována. Po odeslání formuláře Dativery otestuje přihlašovací údaje a pokud vše proběhne správně, tj. spojí se s vaší POHODOU, máte POHODU připojenou k Dativery.
Přístupové údaje ze služby Base.com
Pro propojení Dativery s vaším účtem Base.com je potřeba získat API token. Přihlaste se do svého účtu Base.com, v pravém horním rohu otevřete nabídku uživatelského účtu a zvolte Můj účet. Následně přejděte na záložku API, kde naleznete API token potřebný pro připojení.
Pokud API token ještě nemáte nebo potřebujete vytvořit nový, klepněte na Vygenerujte nový token. Vygenerovaný token následně zkopírujte a použijte při připojení aplikace Base.com na platformě Dativery. Podrobný postup naleznete také v návodu Base.com pro vygenerování API klíče.
Povolení přístupu k protokolu událostí
Pro správné fungování integrace zároveň doporučujeme povolit přístup k protokolu událostí, který využívá API metoda getJournalList. Na záložce API v části Protokol událostí klepněte na Povolení přístupu k logu záznamů a funkci aktivujte.
Toto nastavení je důležité zejména pro získávání aktuálních plateb – bez povoleného přístupu k getJournalList není možné prostřednictvím integrace získávat platby související s událostmi z posledních tří dnů.
Přenos historických plateb
Base.com automaticky přesouvá objednávky starší než 3 měsíce do archivu. Archivované objednávky již API metoda getOrders, kterou Dativery využívá pro získávání objednávek a souvisejících plateb, standardně nevrací.
Pokud tedy potřebujete prostřednictvím Dativery zpětně přenést platby starší než 3 měísce, je nejprve potřeba příslušné historické objednávky obnovit z archivu zpět mezi aktivní objednávky. Jakmile budou objednávky opět dostupné prostřednictvím API, může je Dativery načíst a zpracovat jejich platby. Tyto objednávky budou znovu archivovány při další archivaci za několik dní. Více informací o archivu naleznete také v návodu Base.com.
Upozornění: Provedené změny v nastavení se mohou v rámci Base.com projevit se zpožděním až jednoho dne.
Scénář přenosu plateb z Base.com
V dalším kroku aplikujte scénář přenosu plateb. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář Přenos plateb z Base.com do POHODA a aplikujte jej.
- Přidejte nové propojení s Base.com tím, že vyplníte:
- API token.
- Zvolte některý z již propojených programů POHODA nebo přidejte zcela nové propojení na Pohodu.
- Pokud zadáváte nové propojení, budete potřebovat vložit jednorázové heslo, které získáte v Dativery Agentu (vysvětleno v článku o instalaci Agentu). Po odeslání budete požádáni o IČ, Uživatelské jméno, Heslo a zvolení Typu účetnictví, vše by měly být údaje účtované firmy. Po uložení dojde k testu, zda je možné se s údaji připojit.
- V následujícím kroku nastavte parametry přenosu, tj.:
- Zvolte cílový bankovní účet v POHODĚ.
- Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny.
- Vyplňte měnu transakcí na účtu v Base.com.
- Určete, zda chcete po načtení plateb do účetnictví spouštět automatickou likvidaci. Případně vyberte pravidlo párování.
- Nastavení uložte.
- Aktivace je dokončena, stahování začíná.
Jak propojení funguje?
Dativery stahuje výpisy plateb z Base.com pravidelně každou hodinu po celý den. Vedle automatického provozu máte možnost kdykoliv ručně spustit okamžité stažení výpisu a jeho zpracování. Po získání výpisu plateb se automaticky provádí import pohybů na účtu do účetnictví POHODA.
V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatické likvidace plateb bezprostředně po každém importu do POHODY. Účetní systém se pokusí zlikvidovat jednotlivé pohledávky a závazky, které se potom objeví na záložce Likvidace u příslušného bankovního pohybu. Je možné zvolit i pravidlo párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Vlastní pravidla pro likvidaci a párování dokladů si můžete nadefinovat přímo v účetním systému POHODA v agendě Pravidla párování dokladů dostupné z nabídky Nastavení/Homebanking.
Pokud jste pro začátek přenosu plateb zvolili datum v hluboké minulosti, bude úvodní stažení historických plateb postupné a bude nějakou dobu trvat. Při každém připojení žádáme obvykle nanejvýše o 7 dní, takže jeden měsíc nazpět přeneseme v automatickém režimu za 4–5 hodin. Chcete-li přenést platby rychleji, můžete na stránce přenosu stisknout tlačítko Přenést platby – pokud neběží či není naplánovaný žádný přenos plateb, spustí tlačítko přenos plateb, stále s krokem 7 dní.
Zkusíte propojení hned?
Můžete zkusit přenášet výpisy plateb z Base.com do POHODY okamžitě, nemusíte na nic čekat.