Pro e-shopy postavené na platformě Shoptet je platební brána Shoptet Pay praktickou a proto první volbou, jak pro zákazníky zajistit širokou nabídku způsobu platby za objednávky. Zákazník získává možnost zaplatit svým preferovaným způsobem, aniž byste se jako provozovatel e-shopu musel trápit smlouvami a implementacemi samostatných forem úhrady. Integrace Shoptet Pay do Shoptetu je přirozeně nejtěsnější možná.
V našem projektu Bankovní výpisy podporujeme v Dativery automatické průběžné stahování výpisů plateb ze Shoptet Pay do vaší instalace Stormware POHODA.
Výhoda automatického přenosu plateb
Automatizované přenášení plateb znamená stabilní spolehlivost. Stahování pohybů na účtu každou hodinu zajišťuje včasnou dostupnost informací o úhradách. Výhodou automatického přenosu je též úspora času: pokud ruční přenos výpisu znamená 6 minut denně, za měsíc se snadno nasčítají dvě hodiny – není lepší je strávit výdělkem či odpočinkem než rutinní operací? Automatický přenos plateb je prostě výhodou, pokud potřebujete informace o platbách častěji než jednou měsíčně či třeba jednou za 14 dní.
Obsah
Pro snadné přenášení informací o transakcích ve službě Shoptet Pay do účetního systému POHODA budete muset udělat následující kroky:
- Nastavit fiktivní bankovní účet pro Shoptet Pay v systému POHODA.
- Nainstalovat a nastavit Dativery Agent pro propojení POHODY a Dativery.
- Připojit POHODU k Dativery.
- Ve službě Shoptet Pay vytvořit přístup pro Dativery a získat klíč API.
- Aplikovat příslušný scénář propojení brány Shoptet Pay a systému POHODA.
V následujícím textu je většina kroků podrobně vysvětlena. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.
Fiktivní bankovní účet v systému POHODA
V systému POHODA musíte vytvořit fiktivní bankovní účet pro Shoptet Pay. V menu Nastavení zvolte položku Bankovní účty a v ní zvolte založení nového účtu.
- Zadejte jedinečnou zkratku účtu. Obsahuje-li výpis platby ve více měnách, nezapomeňte konkrétní měnu ve zkratce zohlednit, protože budete potřebovat účet pro každou měnu.
- Do pole Číslo účtu zadejte smyšlené číslo účtu, např. 123.
- I do pole Banka vložte smyšlený kód banky, např. 0000.
- Do sousedního pole určeného pro název banky zadejte název fiktivního účtu pro Shoptet Pay.
- Poslední důležité políčko je Měna. Pokud budou v přenosu přenášené platby v měně, ve které vedete celé účetnictví, musíte jej ponechat prázdný. Jde-li o cizí měnu, zadejte do pole třípísmenný kód měny přenášených plateb.
Dativery Agent
Protože systém POHODA zpřístupňuje svá data omezeně a komplikovaně, vytvořili jsme aplikaci Dativery Agent. Tato aplikace po instalaci na počítač se serverovou instalací POHODA zajistí bezpečnou komunikaci se serverem Dativery v cloudu. Postupujte dle článku popisujícího instalaci a nastavení Dativery Agentu.
Připojení POHODY
V tomto kroku připojíte POHODU k Dativery. Přejděte na stránku přidání aplikace POHODA v Dativery a klepněte na tlačítko Začít používat POHODA. Spustíte tak průvodce, v jehož prvním kroku bude potřeba zadat jednorázový kód/heslo z Dativery Agentu. Po zadání klepněte na tlačítko Uložit.
V druhém kroku průvodce zadejte IČ účtované společnosti, uživatelské jméno a heslo, zvolte typ účetnictví a měnu, ve které je společnost účtována. Po odeslání formuláře Dativery otestuje přihlašovací údaje a pokud vše proběhne správně, tj. spojí se s vaší POHODOU, máte POHODU připojenou k Dativery.
Příprava přístupu v Shoptet Pay
Pro přístup k informacím o platbách na vašem účtu brány Shoptet Pay bude potřeba vygenerovat API klíč. V administraci Shoptet Pay přejděte na stránku Platební karty a zvolte záložku Nastavení API klíčů. Na záložce najde tlačítko Generovat nový klíč, na které klikněte.
Zobrazí se vám okno s formulářem pro zadání následujících údajů:
- Název klíče – Pojmenujete si klíč tak, abyste ho dobře identifikovali i za rok.
- Datum expirace – Nemusíte vyplňovat, nejde o povinné pole. Pokud zadáte datum, tak po tomto datu přestane klíč fungovat a volání na API budou neúspěšná.
- Scope – Pro stahování výpisů transakcí je potřeba zaškrtnout pole reports.
Části formuláře označené Shoptet Premium Scope si nemusíte všímat, stačí již jen stisknout tlačítko Generovat. V tom okamžiku se klíč API vytvoří a v této jediné chvíli máte možnost u něj vidět tlačítka Zkopírovat a Zobrazit klíč, později se již nikdy nezobrazí. Klíč si proto zkopírujte a uložte alespoň na chvíli, než jej zadáte do nastavení ve webové aplikaci Dativery.
Aktivace scénáře přenosu plateb ze Shoptet Pay
V dalším kroku aplikujte scénář přenosu plateb. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář Přenos plateb z Shoptet Pay do POHODA a aplikujte jej.
- Přidejte nové propojení se Shoptet Pay tím, že vyplníte klíč API vygenerovaný v předchozí části návodu.
- Zvolte některý z již propojených programů POHODA nebo přidejte zcela nové propojení na Pohodu.
- Pokud zadáváte nové propojení, budete potřebovat vložit jednorázové heslo, které získáte v Dativery Agentu (vysvětleno v článku o instalaci Agentu). Po odeslání budete požádáni o IČ, Uživatelské jméno, Heslo a zvolení Typu účetnictví, vše by měly být údaje účtované firmy. Po uložení dojde k testu, zda je možné se s údaji připojit.
- V následujícím kroku nastavte parametry přenosu, tj.:
- Zvolte cílový bankovní účet v POHODĚ.
- Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny.
- Vyplňte měnu transakcí na účtu v Shoptet Pay.
- Zvolte, zda mají být vytvářeny i samostatné bankovní doklady pro netto částky a pro poplatky (doklady pro brutto částky budou vytvářeny vždy).
- Případně zvolte předpis předkontace brutto částek, netto částek a poplatků platební brány Shoptet Pay.
- Určete, zda chcete po načtení plateb do účetnictví spouštět automatickou likvidaci. Případně vyberte pravidlo párování.
- Nastavení uložte.
- Aktivace je dokončena, stahování začíná.
Jak propojení funguje?
Dativery stahuje výpisy plateb ze systému Shoptet Pay pravidelně každou hodinu po celý den. Vedle automatického provozu máte možnost kdykoliv ručně spustit okamžité stažení výpisu a jeho zpracování. Po získání výpisu plateb se automaticky provádí import pohybů na účtu do účetnictví POHODA.
V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatické likvidace plateb bezprostředně po každém importu do POHODY. Účetní systém se pokusí zlikvidovat jednotlivé pohledávky a závazky, které se potom objeví na záložce Likvidace u příslušného bankovního pohybu. Je možné zvolit i pravidlo párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Vlastní pravidla pro likvidaci a párování dokladů si můžete nadefinovat přímo v účetním systému POHODA v agendě Pravidla párování dokladů dostupné z nabídky Nastavení/Homebanking.
Pokud jste pro začátek přenosu plateb zvolili datum v hluboké minulosti, bude úvodní stažení historických plateb postupné a bude nějakou dobu trvat. Při každém připojení žádáme obvykle nanejvýše o 7 dní, takže jeden měsíc nazpět přeneseme v automatickém režimu za 4–5 hodin. Chcete-li přenést platby rychleji, můžete na stránce přenosu stisknout tlačítko Přenést platby – pokud neběží či není naplánovaný žádný přenos plateb, spustí tlačítko přenos plateb, stále s krokem 7 dní.
Doklady vytvářené v Pohodě
Platební brána Shoptet Pay poskytuje informace o poplatcích souvisejících s platbou. Díky tomu mohou být při importu pro každou platbu vytvořeny tři bankovní doklady:
- doklad na brutto částku odpovídající částce hrazené zákazníkem,
- doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude platební bránou vyplacena,
- doklad na částku poplatku platební brány Shoptet Pay za zpracování platby.
První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.
Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou platební bránou Shoptet Pay, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.
Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání platební brány samotné.
Vytváření dokladů na netto částky a transakční poplatky je volitelná funkce. Je ale důležité počítat s tím, že tyto doklady nemají žádný odpovídající doklad, na který by se mohly automaticky napárovat, a proto u nich nedochází k likvidaci. Stačí je pouze zaúčtovat – netto částky obvykle jako Peníze na cestě a transakční poplatky jako Bankovní poplatky.
Proti těmto dokladům se následně objeví další pohyby: výplata od platební brány, která dorazí na bankovní účet – ta souvisí s netto částkami, a vyúčtování poplatků, které je potřeba uhradit – to odpovídá transakčním poplatkům.
V nastavení flow můžete zvolit jednotlivé předkontace, které se použijí pro bankovní doklady s brutto částkou, netto částkou nebo transakčním poplatkem. U každého typu dokladu lze nastavit samostatnou předkontaci pro příjem i pro výdej.
Zkusíte propojení hned?
Můžete zkusit přenášet výpisy plateb z Shoptet Pay do POHODY okamžitě, nemusíte na nic čekat.