Propojení Shoptetu a ABRA Flexi

Pro obchodníky používající Shoptet spolu s účetnictvím ABRA Flexi (donedávna ABRA FlexiBee) nabízíme plné, zcela automatické propojení těchto aplikací. Celé řešení dodáváme na klíč a poskytujeme k němu podporu.

Dříve než začneme, zkusíme si uživatele Shoptetu rozdělit do několika skupin a pro ně navrhneme nejlepší řešení:

1) 😎 Účetnictví mě nezajímá, všechno dělám v Shoptetu. Jednou za měsíc dám faktury účetní a ta to zařídí. Máme pro vás řešení a to zdarma. Podívejte na shoptet.dativery.com. V Shoptetu vyexportujete data pro Pohodu a náš nástroj vám je převede do formátu ABRA Flexi, do kterého je pak naimportujete. Tento nástroj poskytujeme zdarma.

2) 🤖 Prodej řeším v Shoptetu a chci mít přehled o firmě, třeba vědět jakou mám skutečnou marži na konkrétním zboží. Naskladňuji do účetnictví, objednávky vyřizuji v Shoptetu a faktury se mi rovnou přenáší do účetnictví a tím se automaticky vyskladní. Pro vás také máme řešení: automatický přenos faktur.

3) 📈 Nemám jednoduchou expedici, potřebuji pořádně pracovat se sklady a nebo provozuji více e-shopů se společným skladem. Ze Shoptetu se mi přenáší objednávky do účetnictví, kde řeším sklad, fakturaci a expedici apod. Zpět do Shoptetu se mi přenáší stav skladu. Mohu využít všechny funkce svého skladového softwaru. Samozřejmě i pro vás máme naše řešení.

Poznámka: Náš můstek je založen dřívějším řešení našeho kolegy Karla Norského. Ten se problematice propojení Shoptetu a ABRA Flexi úspěšně věnuje několik let, viz příspěvky na CharlieBlog, kde popisuje stav před vytvořením můstku v Dativery.

Chci mít přehled, řeším sklady, …

Většina firem se skladovými funkcemi Shoptetu nevystačí. Vhodným řešením je použití ABRA Flexi s naším můstkem zajišťujícím propojení.

Co všechno umí můstek přenášet automatizovaně:

• přenášet produkty do Flexi nebo z Flexi,
• přenášet objednávky do Flexi včetně jejich následných změn,
• ve Flexi rezervovat zboží z objednávek,
• přenášet faktury ze Shoptetu včetně dobropisů,
• přenášet stav skladu z Flexi do Shoptetu,
• přenášet stav objednávky z Flexi (přepne expedované objednávky na Shoptetu).

Můstek umí pracovat i s variantami produktů nebo s více sklady.

Můstek lze také použít, pokud máte více e-shopů či jejich jazykových mutací napojených na jednu účtovanou firmu v ABRA Flexi.

Produkty, zboží, služby

První oblastí, kterou můstek řeší, je přenos produktů a služeb mezi aplikacemi.

Většina zákazníků zakládá produkty v Shoptetu a následně je přenáší do ABRA Flexi. Je možná i varianta, kdy je produkt založen ve ABRA Flexi, následně přenesen do Shoptetu. V něm jsou doplněny údaje potřebné pro e-shop a produkt je zveřejněn.

Co se přenáší ze Shoptetu do ABRA Flexi:

• Kód (zkratka) produktu (je použitý pro párování produktů mezi systémy)
• Název
• Prodejní cena s DPH a bez DPH
• EAN
• Výrobce
• Popis včetně formátování
• Viditelnost na e-shopu (jak pro variantu, tak pro celý produkt)
• Obrázky (odkazy na obrázky v Shoptetu)
• Nastavení sad a kompletů
• Rozlišení produktů a služeb

V případě vašeho zájmu je možné doplnit jakékoliv další položky, které dokáže Shoptet exportovat.

Podporujeme samozřejmě i varianty produktů.

Způsoby synchronizace produktů:

• přenos všech produktů ze Shoptetu do Flexi
• přenos pouze nových produktů ze Shoptetu do Flexi (nepřenáší změny)
• přenos všech produktů z Flexi do Shoptetu
• přenos pouze nových produktů z Flexi do Shoptetu (nepřenáší změny)
• ruční zakládání – chcete-li, můžete aktualizace produktů provádět ručně v obou systémech, můstek bude přenášet jen objednávky a faktury, ve kterých budou produkty odkázány
• bez produktů – můstek bude přenášet objednávky a faktury, ale produkty v nich nebudou odkázán

Frekvence synchronizace produktů ze Shoptetu do Flexi:

• Automatický přenos produktů probíhá každou noc.
• Pomocí tlačítka můžete kdykoliv ručně vyvolat přenos produktů.

Objednávky

Hlavní oblastí funkčnosti můstku je přenos objednávek ze Shoptetu do ABRA Flexi.

Objednávky přenášíme průběžně včetně následných změn. Objednávky tak můžete v Shoptetu aktualizovat do poslední chvíle, tj. vyfakturování (pro párování je rozhodné číslo objednávky). Nicméně je možné nastavit, že objednávky nebudou do ABRA Flexi přenášeny, a přenášet se do ABRA Flexi budou pouze vydané faktury.

Když se přenese objednávka do ABRA Flexi, dojde automaticky k rezervaci zboží. Naopak při stornování objednávky v Shoptetu jsou rezervace zrušeny.

Můstek přenáší stav objednávky ze Shoptetu. Jelikož ABRA Flexi nemá dynamický seznam stavů objednávky, stav objednávky přenášíme a ukládáme do jiného políčka (např. do čísla poptávky).

Při přenosu položek objednávky rozpoznáváme položky týkající se úhrady a dopravy a na jejich základě ve ABRA Flexi nastavujeme formu úhrady a formu dopravy dle číselníku ABRA Flexi. Je možné přenášet identifikátory přepravců zboží (např. číslo balíku, identifikátor distribučního místa).

Frekvence synchronizace objednávek:

• V průběhu dne se objednávky a jejich aktualizace přenáší čtyřikrát za hodinu (tj. od 7 ráno do 1 hodin v noci, přibližně každých 15 minut).
• V noci je synchronizace objednávek pozastavena.

Faktury

Další důležitou oblastí funkčnosti můstku je přenos faktur vydaných ze Shoptetu do ABRA Flexi.

Můstek přenáší všechny faktury, zálohové faktury a dobropisy, které vzniknou v Shoptetu. Přenáší doklady ve všech nastavených měnách.

Možnosti nastavení synchronizace faktur:

• Vazba na produkt. Lze určit, zda mají mít položky faktury vazbu na produkt a nebo být pouze textové.
• Realizace objednávek. Při přenesení faktury do Flexi lze určit, zda budou realizovány přenesené objednávky a zrušeny rezervace (tento režim se používá v případě expedice zboží ze Shoptetu).
• Vytváření výdejek. Při přenesení faktury do Flexi je možné určit, zda dojde k vytvoření výdejky ze skladu.

Frekvence synchronizace faktur:

• Faktury jsou přenášeny v noci (od 5. hodiny ráno). Přenášeny jsou veškeré faktury od posledního přenosu po včerejšek včetně.
• Následné změny ve fakturách přenášeny nejsou (tj. je možné faktury měnit v Shoptetu před jejich přenesením, následně je nezbytné provádět změny v obou aplikacích).

Zákazníci

Při přenosu objednávky či faktury je kontrolována existence zákazníka v adresáři ABRA Flexi (pomocí e-mailové adresy, je možné IČO, DIČ). Nemá-li zákazník v adresáři záznam, je pro něj záznam vytvořen.

Jiná synchronizace zákazníků není prováděna.

Stav skladu

Můstek poskytuje tzv. feed pro import stavu skladu z ABRA Flexi do Shoptetu, což je užitečné při naskladňování ve Flexi.

Při přípravě feedu používáme aktuální stav skladu v ABRA Flexi, který ponížíme o rezervace a požadavky na výdej. Tento feed načteme do Shoptetu.

Ať již expedujete zboží v Shoptetu či v ABRA Flexi, tak příjemky zboží na sklad, mimořádné výdejky či převodky evidujete pouze v ABRA Flexi.

Co se přenáší z ABRA Flexi do Shoptetu:

• Celkový stav skladu nebo stavy konkrétně vybraných skladů.
• Nákupní cena.
• Je možné přenášet prodejní cenu.
• Zkratka je používána pro párování s kódem produktu.

Způsob synchronizace stavu skladu:

• K přenosu stavu skladu používáme automatický import v Shoptetu.
• V Shoptetu lze nastavit několik spuštění automatického importu přes den a jediný v noci.
• Pokud máte více e-shopů, dojde k přenosu stavu skladu ovlivněného dalším e-shopem až při dalším spuštění automatického importu.

Požadavky

V případě přenášení stavu skladu z ABRA Flexi do Shoptetu potřebujete v Shoptetu používat doplňující modul Automatické importy produktů.

V ABRA Flexi bude nezbytné mít uživatele s API přístupem (API uživatele nebo u starších licencí mít přístup k REST API pro zápis), což znamená mít licenci Flexi Business nebo Premium. Chcete-li do ABRA Flexi automaticky přenášet pouze faktury, bude vám stačit vám i licence Flexi Basic (ta nemá objednávky).

Cena

Náklady na propojení tvoří:

• Jednorázový instalační poplatek
  Většina klientů potřebuje konzultovat nejvhodnější způsob propojení v jeho mnoho dílčích aspektech a to včetně návaznosti na další informační systémy či procesy v rámci firmy. Na základě konzultace je můstek nastaven na míru klientovi. Probíhají testovací přenosy pro ověření funkčnosti. Poplatek odpovídá průměrnému rozsahu činností.
• Měsíční poplatek za provoz
  Propojení je poskytováno jako služba. Poplatek je stanovený podle počtu přenesených objednávek a pokrývá především:
  • Provoz infrastruktury hostující aplikaci, která se mnohokrát denně připojuje k Shoptetu a ABRA Flexi, získává, transformuje a nahrává data.
  • Aktualizaci propojení v případě změn v Shoptetu, ABRA Flexi či změn legislativy.
  • Rozvoj propojení ve smyslu robustnosti, efektivity a drobných vylepšení funkčnosti.
  • Technickou podporu při změnách nastavení či v nestandardních situacích.
• Ceny individuálních úprav a prací (volitelně)
  V případě potřeby rozšíření funkčnosti propojení, doplnění jeho speciálního chování či další individuální úpravy si můžete objednat programátorské práce. Stejně tak můžete využít naše konzultanty při úvahách o změnách nastavení propojení, jejich provedení nebo při analýze příčin problémů nezpůsobených Dativery. Tyto činnosti jsou zpoplatněny hodinovou sazbou.
  

	První e-shop		Další e-shop
Služba	Instalace	Měsíčně	Instalace	Měsíčně
Propojení e-shopu s účetnictvím včetně skladu, bez faktur Přenos objednávek a produktů, synchronizace stavů skladů, rezervace zboží	20 390 Kč	od 470 Kč dle počtu objednávek	7 190 Kč	350 Kč
Propojení e-shopu s účetnictvím včetně skladu a faktur Přenos objednávek, faktur a produktů, synchronizace stavů skladů, rezervace zboží	20 390 Kč	od 570 Kč dle počtu objednávek	7 190 Kč	470 Kč
Propojení e-shopu s účetnictvím včetně skladu a automatické vytváření faktur a záloh Přenos objednávek a produktů, synchronizace stavů skladů, rezervace zboží, automatické vytváření faktur a záloh	27 590 Kč	od 1 670 Kč dle počtu objednávek	10 190 Kč	470 Kč

Měsíční poplatek pro propojení bez faktur je stanoven v pásmech podle počtu přenesených objednávek. Pro variantu s přenosem faktur přičtěte k ceně za měsíc 100 Kč, pro variantu s automatickým vytvářením faktur přičtěte 1200 Kč. V ceníku jsou přehledně uvedena pásma, počty objednávek a ceny.

Při provozování více můstků Shoptet – ABRA Flexi je za každý následující e-shop účtováno jen 350 Kč bez DPH (resp. 470 Kč bez DPH při přenosu či automatickém vytváření faktur). Zároveň jsou přenesené objednávky více e-shopů účtovány dohromady, což je pro vás výhodnější.

Pokud vás můstek zaujal, kontaktujte nás:

(Nebo napište na e-mail: hello@dativery.com.)