Výpisy plateb z Revolut Business nejsou účetním systémem ABRA Flexi (dříve FlexiBee) přímo podporované. Situace jistě může být pro držitele jejich bankovního účtu komplikací při každodenní práci.
Dativery v rámci projektu Bankovní výpisy podporuje automatické průběžné stahování bankovních výpisů plateb z Revolut Business do vaší instalace ABRA Flexi, tj. bez opakované účasti člověka a ručního provádění operací.
Výhoda automatického načítání výpisů
Automatizované přenášení plateb znamená stabilní spolehlivost. Stahování pohybů na účtu každou hodinu zajišťuje včasnou dostupnost informací o úhradách. Výhodou automatického přenosu je též úspora času: pokud ruční přenos výpisu znamená 6 minut denně, za měsíc se snadno nasčítají dvě hodiny – není lepší je strávit výdělkem či odpočinkem než rutinní operací? Automatický přenos plateb je prostě výhodou, pokud potřebujete informace o platbách častěji než jednou měsíčně či třeba jednou za 14 dní.
Obsah
Abyste mohli snadno přenášet transakce na účtu vedeném u Revolut Business do svého účetního systému ABRA Flexi, budou potřeba následující kroky:
- Připravit fiktivní bankovní účet v systému ABRA Flexi.
- Zajistit uživatele s REST API pro připojení Dativery k ABRA Flexi.
- Aplikovat scénář propojení Revolut Business a systému ABRA Flexi.
V následujícím textu jsou tyto kroky podrobně vysvětleny. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.
Fiktivní bankovní účet v ABRA Flexi
Pro platby z platební služby Revolut Business založíte v ABRA Flexi fiktivní bankovní účet. K tomuto účtu budou nahrávány výpisy plateb. Vytvoření nového bankovního účtu je možné v hlavním menu Peníze → Seznam bankovních účtů. Akademie ABRA Flexi nabízí video návod založení:
Jednotlivé nahrávané transakce (ve Flexi vedené jako bankovní doklady) budou odkazovat na tento založený účet. Při aktivaci scénáře přenosu plateb v Dativery vyberete tento účet jako cílový.
Uživatel s REST API v ABRA Flexi
Pro použití ABRA Flexi s Dativery je potřeba mít REST API a to musí být povolené pro zápis. Budete potřebovat znát přihlašovací údaje uživatele přistupujícího k API a adresu instalace ABRA Flexi včetně určení firmy. Pokud byste nevěděli, jak zjistit adresu instalace ABRA Flexi, pomůže vám článek Připojení ABRA Flexi k Dativery.
Scénář přenosu plateb z Revolut Business
Ideálně v nové záložce nebo okně prohlížeče si otevřete aplikaci Revolut Business a klikněte na tlačítko Propojit. Následně budete přesměrováni na platformu Dativery. Zobrazí se informace, že je potřeba přejít do portálu Revolut Business a přihlásit se. Je důležité mít Dativery i Revolut Business otevřené ve stejném prohlížeči – ideálně ve dvou kartách.
- Přihlaste se do svého účtu Revolut Business (e-mailem, přes Google/Apple nebo pomocí QR kódu).
- V menu přejděte do sekce Settings, následně zvolte možnost APIs a klikněte na Add new. Otevře se formulář pro vytvoření nového certifikátu. Do něj vložte údaje, které vám Dativery zobrazí v průvodci – konkrétně Certificate Title, OAuth Redirect URI a X509 Certificate.
- Po vytvoření certifikátu se zobrazí Client ID. Tento údaj si zkopírujte.
- Dále klikněte na Enable access, kde budete vyzváni k udělení oprávnění. Odsouhlaste je tlačítkem Authorise.
- Poté budete automaticky přesměrováni zpět do Dativery. Zde vložte vygenerované Client ID a pokračujte tlačítkem Další. V dalším kroku vyberte konkrétní bankovní účet, který chcete propojit. Po kliknutí na Uložit nastavení je propojení aplikace Revolut Business dokončeno.
Po úspěšném propojení aplikace je potřeba aktivovat scénář Přenos plateb z Revolut Business do ABRA Flexi.
- Použijte již připojenou aplikaci Revolut Business a klikněte na tlačítko Dále.
- Poté zvolte existující propojení s Flexi nebo přidejte nové vyplněním údajů:
- Adresy serveru s instalací Flexi,
- Čísla portu, na kterém je Flexi zpřístupněno,
- Jméno uživatelské účtu pro přístup Dativery,
- Heslo k tomuto účtu.
- Stiskněte tlačítko Další, načež se Dativery zkusí na server připojit.
- Pokud uspěje, nabídne vám na výběr účtovanou společnost.
- Nastavte parametry přenosu, tj.:
- Zvolte typ bankovního dokladu, se kterým budou platby vytvářeny.
- Zvolte cílový bankovní účet ve Flexi, na který budou platby připisovány.
- Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny.
- Vyplňte měnu transakcí na účtu v Revolut Business.
- Zvolte, zda mají být vytvářeny i samostatné bankovní doklady pro netto částky a pro poplatky (doklady pro brutto částky budou vytvářeny vždy).
- Případně zvolte předpis zaúčtování netto částek a poplatků Revolut Business.
- Určete, zda chcete po přenosu plateb do účetnictví spouštět automatické párování příchozích a odchozích plateb s fakturami.
- Nastavení uložte.
- Aktivace je dokončena, stahování začíná.
Jak propojení funguje?
Dativery se připojuje k Revolut Business pravidelně každou hodinu po celý den. Navíc máte možnost kdykoliv ručně spustit okamžité stažení výpisu a jeho zpracování. Po získání výpisu se automaticky provádí import pohybů na účtu do účetnictví ABRA Flexi.
V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatického párování plateb bezprostředně po každém importu do ABRA Flexi. Můžete nechat spárovat přijaté platby i odeslané platby. Přijaté platby jsou párovány s vydanými fakturami a dobropisy přijatých faktur, odeslané platby jsou párovány s přijatými fakturami a dobropisy vydaných faktur. Je možné zvolit i strategii párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Výchozí strategie vyžaduje shodu částky a zároveň variabilního symbolu, což je bezpečná a zároveň provozně praktická strategie. Bližší informace o možnostech nastavení automatického párování najdete v našem článku Párování plateb v ABRA Flexi.
Pokud jste pro začátek přenosu plateb zvolili datum v hluboké minulosti, bude úvodní stažení historických plateb postupné a bude nějakou dobu trvat. Při každém připojení žádáme obvykle nanejvýše o 7 dní, takže jeden měsíc nazpět přeneseme v automatickém režimu za 4–5 hodin. Chcete-li přenést platby rychleji, můžete na stránce přenosu stisknout tlačítko Přenést platby – pokud neběží či není naplánovaný žádný přenos plateb, spustí tlačítko přenos plateb, stále s krokem 7 dní.
Doklady vytvořené v ABRA Flexi
Protože Revolut Business poskytuje informace o poplatku z provedené platby, jsou pro každou platbu při importu vytvořeny tři bankovní doklady:
- doklad na brutto částku odpovídající částce hrazené zákazníkem,
- doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude platební službou vyplacena,
- doklad na částku poplatku Revolut Business za zpracování platby.
První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.
Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou platební službou Revolut Business, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.
Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání platební služby samotné.
Vytváření dokladů na netto částky a transakční poplatky je volitelná funkce. Je ale důležité počítat s tím, že tyto doklady nemají žádný odpovídající doklad, na který by se mohly automaticky napárovat. Stačí je pouze zaúčtovat – netto částky obvykle jako Peníze na cestě a transakční poplatky jako Bankovní poplatky.
Proti těmto dokladům se následně objeví další pohyby: výplata od platební služby, která dorazí na bankovní účet – ta souvisí s netto částkami, a vyúčtování poplatků, které je potřeba uhradit – to odpovídá transakčním poplatkům.
V nastavení flow můžete zvolit typ dokladu, který se má při přenosu vytvářet. U tohoto typu dokladu pak můžete přímo v ABRA Flexi nastavit předpis zaúčtování pro příjem a výdej, který se použije při účtování jednotlivých dokladů. Zároveň je možné určit i předpisy zaúčtování pro netto částky a transakční poplatky, pokud je vytváření těchto dokladů ve flow povoleno.
Zkusíte propojení hned?
Můžete zkusit přenášet výpisy plateb z Revolut Business do ABRA Flexi okamžitě, nemusíte na nic čekat.