Výpisy plateb z platební platformy Amnis nejsou účetním systémem ABRA Flexi (dříve FlexiBee) přímo podporované. Situace jistě může být pro držitele jejich bankovního účtu komplikací při každodenní práci.
Dativery v rámci projektu Bankovní výpisy podporuje automatické průběžné stahování výpisů plateb z Amnis do vaší instalace ABRA Flexi, tj. bez opakované účasti člověka a ručního provádění operací.
Výhoda automatického načítání výpisů
Automatizované přenášení plateb znamená stabilní spolehlivost. Stahování pohybů na účtu každou hodinu zajišťuje včasnou dostupnost informací o úhradách. Výhodou automatického přenosu je též úspora času: pokud ruční přenos výpisu znamená 6 minut denně, za měsíc se snadno nasčítají dvě hodiny – není lepší je strávit výdělkem či odpočinkem než rutinní operací? Automatický přenos plateb je prostě výhodou, pokud potřebujete informace o platbách častěji než jednou měsíčně či třeba jednou za 14 dní.
Obsah
Abyste mohli v účetním systému ABRA Flexi snadno vytvářet platby realizované platebním nástrojem Amnis, budou potřeba následující kroky:
- Připravit fiktivní bankovní účet v systému ABRA Flexi.
- Zajistit uživatele s REST API pro připojení Dativery k ABRA Flexi.
- Aplikovat scénář propojení Amnis a systému ABRA Flexi.
V následujícím textu jsou tyto kroky podrobně vysvětleny. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.
Fiktivní bankovní účet v ABRA Flexi
Pro platby ze služby Amnis založíte v ABRA Flexi fiktivní bankovní účet. K tomuto účtu budou nahrávány výpisy plateb. Vytvoření nového bankovního účtu je možné v hlavním menu Peníze → Seznam bankovních účtů. Akademie ABRA Flexi nabízí video návod založení:
Jednotlivé nahrávané bankovní transakce (ve Flexi vedené jako bankovní doklady) budou odkazovat na tento založený účet. Při aktivaci scénáře přenosu plateb v Dativery vyberete tento účet jako cílový.
Uživatel s REST API v ABRA Flexi
Pro použití ABRA Flexi s Dativery je potřeba mít REST API a to musí být povolené pro zápis. Budete potřebovat znát přihlašovací údaje uživatele přistupujícího k API a adresu instalace ABRA Flexi včetně určení firmy. Pokud byste měli nevěděli, jak zjistit adresu instalace ABRA Flexi, pomůže vám článek Připojení ABRA Flexi k Dativery.
Scénář přenosu plateb z Amnis
V dalším kroku přidáte scénář přenosu a během něj poskytnete bezpečným způsobem Dativery přístup k datům o vašich účtech (využívá se OAuth 2.0). Nejlépe v nové záložce či v novém okně prohlížeče si otevřete scénář Přenos plateb z Amnis do ABRA Flexi a aplikujte jej. Pokračujte:
- Po použití scénáře se zobrazí informace, že je potřeba poskytnout Dativery přístup k vašim datům v platební službě Amnis. Klikněte na tlačítko Poskytnout přístup.
- Budete automaticky přesměrováni na přihlašovací stránku služby Amnis. Přihlaste se pomocí svého obchodního e-mailu a hesla.
- Po přihlášení se zobrazí žádost o udělení přístupu. Vyberte účet, ke kterému chcete propojení autorizovat, a potvrďte kliknutím na Povolit. Poté budete přesměrováni zpět na platformu Dativery, kde bude propojení služby Amnis dokončeno.
- V nastavení připojení aplikace Amnis můžete zaškrtnout volbu Zasílat platby. Tuto možnost aktivujte v případě, že chcete prostřednictvím Dativery odesílat i platební příkazy.
- Zvolte existující propojení s Flexi nebo přidejte nové vyplněním:
- Adresy serveru s instalací Flexi,
- Čísla portu, na kterém je Flexi zpřístupněno,
- Jméno uživatelské účtu pro přístup Dativery,
- Heslo k tomuto účtu.
- Stiskněte tlačítko Další, načež se Dativery zkusí na server připojit.
- Pokud uspěje, nabídne vám na výběr účtovanou společnost.
- Nastavte parametry přenosu, tj.:
- Zvolte typ bankovního dokladu, se kterým budou platby vytvářeny.
- Zvolte cílový bankovní účet ve Flexi, na který budou platby připisovány.
- Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny.
- Vyplňte měnu transakcí na účtu v Amnis.
- Zvolte, zda mají být vytvářeny i samostatné bankovní doklady pro netto částky a pro poplatky (doklady pro brutto částky budou vytvářeny vždy).
- Případně zvolte předpis zaúčtování netto částek a poplatků služby Amnis.
- Určete, zda chcete po přenosu plateb do účetnictví spouštět automatické párování příchozích a odchozích plateb s fakturami.
- Nastavení uložte.
- Aktivace je dokončena, stahování začíná.
Jak propojení funguje?
Dativery se připojuje ke službě Amnis pravidelně každou hodinu po celý den. Navíc máte možnost kdykoliv ručně spustit okamžité stažení výpisu a jeho zpracování. Po získání výpisu se automaticky provádí import pohybů na účtu do účetnictví ABRA Flexi.
V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatického párování plateb bezprostředně po každém importu do ABRA Flexi. Můžete nechat spárovat přijaté platby i odeslané platby. Přijaté platby jsou párovány s vydanými fakturami a dobropisy přijatých faktur, odeslané platby jsou párovány s přijatými fakturami a dobropisy vydaných faktur. Je možné zvolit i strategii párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Výchozí strategie vyžaduje shodu částky a zároveň variabilního symbolu, což je bezpečná a zároveň provozně praktická strategie. Bližší informace o možnostech nastavení automatického párování najdete v našem článku Párování plateb v ABRA Flexi.
Pokud jste pro začátek přenosu plateb zvolili datum v hluboké minulosti, bude úvodní stažení historických plateb postupné a bude nějakou dobu trvat. Při každém připojení žádáme obvykle nanejvýše o 7 dní, takže jeden měsíc nazpět přeneseme v automatickém režimu za 4–5 hodin. Chcete-li přenést platby rychleji, můžete na stránce přenosu stisknout tlačítko Přenést platby – pokud neběží či není naplánovaný žádný přenos plateb, spustí tlačítko přenos plateb, stále s krokem 7 dní.
Doklady vytvořené v ABRA Flexi
Protože služba Amnis poskytuje informace o poplatku z provedené platby, jsou pro každou platbu při importu vytvořeny tři bankovní doklady:
- doklad na brutto částku odpovídající částce hrazené zákazníkem,
- doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude službou vyplacena,
- doklad na částku poplatku Amnis za zpracování platby.
První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.
Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou Službou Amnis, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.
Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání Služby samotné.
Vytváření dokladů na netto částky a transakční poplatky je volitelná funkce. Je ale důležité počítat s tím, že tyto doklady nemají žádný odpovídající doklad, na který by se mohly automaticky napárovat. Stačí je pouze zaúčtovat – netto částky obvykle jako Peníze na cestě a transakční poplatky jako Bankovní poplatky.
Proti těmto dokladům se následně objeví další pohyby: výplata od platební brány, která dorazí na bankovní účet – ta souvisí s netto částkami, a vyúčtování poplatků, které je potřeba uhradit – to odpovídá transakčním poplatkům.
V nastavení flow můžete zvolit typ dokladu, který se má při přenosu vytvářet. U tohoto typu dokladu pak můžete přímo v ABRA Flexi nastavit předpis zaúčtování pro příjem a výdej, který se použije při účtování jednotlivých dokladů. Zároveň je možné určit i předpisy zaúčtování pro netto částky a transakční poplatky, pokud je vytváření těchto dokladů ve flow povoleno.
Zkusíte propojení hned?
Můžete zkusit přenášet výpisy plateb z Amnis do ABRA Flexi okamžitě, nemusíte na nic čekat.