Z e-mailu rovnou do účetnictví / Automatizace, která šetří čas
Automatický převod faktur, objednávek a účtenek do účetnictví se silou umělé inteligence a přísnými kontrolami dat je základem digitálního účetnictví.
Na začátku je doklad v PDF, jeho sken nebo fotografie účtenky, které jsou předány e-mailem nebo nahrány na webu.
Z dokladu vytěží umělá inteligence data, která projdou přísnými kontrolami, případně procesem schvalováním. Nakonec jsou data nahrána jako doklad do účetnictví.
Přínosy vytěžování dokladů umělou inteligenci
- Snadné a řízené předávání dokladů od firmy k účetní
- Minimalizace rutinní práce a automatizace zaúčtování
- Zrychlení procesu zpracování od přijetí dokladu po zaúčtování
- Jenodušší správa nákladů a účtenek
- Efektivnější kontrola dat
- Integrované schvalování dokladů
- Spolehlivá archivace dokladů
- Snadná dělba práce mezi juniorní a seniorní účetní
- Vyšší produktivita seniorních účetních
- Škálovatelnost
Proces vytěžení dokladu
Přes odlišnost funkčnosti jednotlivých nabízených řešení je proces vytěžení faktur v základu velmi podobný:
Základní funkce
Načtení informací z přijatých i vydaných faktur, přijatých účtenek a pokladních bloků, přijatých i vydaných objednávek a ze závazků. Včetně položek dokladů.
Přijímání dokladů ke zpracování e-mailem i přes webové rozhraní.
Automatická kontrola smysluplnosti a vzájemného souladu vytěžených informací.
Možnost ručně kontrolovat vytěžené doklady proti zdrojovému dokladu a snadno opravit případné chyby.
Možnost zadat základní zaúčtování dokladu už při jeho kontrole.
Možnost zvolit středisko, činnost, zakázku při ruční kontrole.
Pro některé účetní systémy automatický návrh zaúčtování na základě zaúčtování předchozích dokladů.
Import vytěžených dokladů do příslušné evidence účetního systému.
Volitelné připojení zdrojového dokladu jako přílohy k dokladu v účetním systému.
Automatický přenos dokladů, které prošly všemi kontrolami bez chyb.
Řešení pro vytěžování dokladů
Převod přijatých faktur, objednávek a účtenek do účetnictví je důležitou součástí moderního vedení firmy. Nabízíme proto trojici řešení, které se liší svými vlastnostmi.
Rossum Elis
Rossum Elis je český systém pro vytěžování faktur, který jsme napojili přímo na účetní systémy. Podporuje automatický přenos vytěženého dokladu do účetnictví i přenos po kontrole a schválení. Při používání naší integrace Rossum Elis platíte pouze za vytěžené doklady a nikoliv měsíční paušální poplatky.
Chcete-li si udělat představu o způsobu používání, můžete si ze záznamu spustit náš webinář Vytěžování dokladů pomocí služby Rossum Elis (43 minut).
wflow
wflow je český systém pro správu příchozích dokladů. Pro vytěžení dokladů využívá také technologii Rossum Elis, nad to má velmi dobré víceúrovňové schvalování dokladů. Bezplatně nabízí i přímý import faktur ve formátu ISDOC.
Velmi zajímavou funkcí wflow jsou chytré firemní karty, díky kterým zaměstnanci nemusí sbírat účtenky a firma ručně řešit schvalování a proplácení výdajů. Zaměstnanci po zaplacení nahrají účtenku pomocí mobilní aplikace do systému a zajistí její rychlou evidenci.
Pro wflow technologicky zajišťujeme integrace na ABRA Flexi, ABRA Gen a POHODA. Máte-li o tyto integrace zájem, obraťte se na wflow.
Digitoo
Digitoo je český systém s vlastní vytěžovací technologií. Je velmi dobře přizpůsobený cílovému účetnímu software. Má velmi kvalitní AI juniorní účetní, která navrhne zaúčtování na základě předchozích dokladů. Nemusíte tak určovat zaúčtování ručně. Kromě načítání dokladů z PDF a skenů podporuje i bezplatný import faktur z formátu ISDOC.
Pro Digitoo technologicky zajišťujeme integrace na ABRA Flexi, POHODA a XERO. Máte-li o tyto integrace zájem, obraťte se přímo na Digitoo.
Výhody vytěžování dokladů
Snadné předávání dokladů
Přijaté doklady předávají pracovníci e-mailem či přes webové rozhraní ke zpracování a to průběžně. Fotografie účtenek mohou být předány okamžitě po zaplacení, čímž se sníží riziko ztráty dokladů.
Zrychlení zpracování
Přijaté doklady je možné v elektronické formě předávat k zaúčtování průběžně, bez nutnosti čekat např. na týdenní odvezení papírových dokladů do účetní kanceláře. Předané doklady jsou automaticky vytěžené a po schválení se dostávají do účetnictví. Zpracování dokladů je tak oproštěné od řady prodlev a poskytuje přesnější a rychlejší přehled o příjmech a výdajích.
Efektivnější kontrola
Integrované kontroly konzistence, správnosti vytěžených dat a formálních náležitostí dle platných účetních a daňových předpisů mohou detekovat nesrovnalosti a upozornit na ně.
Schvalování dokladů
Některé z integrací obsahují víceúrovňový proces schvalování přijatých faktur a účtenek, který zajišťuje rozhodování o zařazení konkrétních dokladů do účetnictví firmy i o proplacení nákladů.
Automatizace zaúčtování
Je možné nastavit automatický import a zaúčtování dokladů, které prošly veškerými kontrolami údajů po vytěžení. Takové doklady nemusí účetní vidět.
Naskladňování zboží dle položek
Při vytěžování přijatých faktur je možné načítat i údaje o jednotlivých položkách a na základě získaných informací provádět naskladnění zboží na odpovídající sklad.
Spolehlivá archivace dokladů
Všechny integrace k vytvořenému záznamu dokladu v účetnictví připojují zdrojový soubor, ze kterého byl vytěžen. U elektronického dokladu je tak archivováno původní PDF, sken či snímek. Takto uložený doklad je snadné znovu vyhledat.
Minimalizace rutinní práce
Omezení nutnosti ručního přepisování dokladů.
Řízení procesu předávání dokladů k zaúčtování
S klientem je nastavený jednotný systém předávání dokladů v elektronické formě.
Přirozená dělba práce mezi juniorní a seniorní účetní
Integrace umožňují srozumitelné rozdělení práce mezi juniorní účetní, která zajišťuje vytěžení dokladů, a seniorní účetní, která doklady zaúčtovává. Jako zaměstnavatel přicházíte na trh práce s poptávkou po dostupnějších pracovnících.
Zvýšení produktivity seniorních účetní
Rozdělení práce v kombinaci s automatickým zaúčtováním jednoduchých dokladů umožňuje seniorním účetním soustředění na činnosti vyžadující její úroveň vzdělání. Seniorní účetní zbavené rutinních a triviálních prací se mohou věnovat analýzám a poradenství, popř. provádět pokročilé zaúčtování v účetnictvích mnohem více firem.
Zrychlení zpracování
Průběžné zpracování zajišťuje, že klienti dostávají výsledky rychleji a mají aktuální účetní údaje.
Škálovatelnost
Bez ohledu na množství dokladů zvládne umělá inteligence jejich zpracování bez nutnosti zvyšování počtu pracovníků.
Lepší konkurenceschopnost
Vše popsané zlepšuje kvalitu poskytovaných služeb, efektivitu a v kombinaci s použitím moderních technologie zvyšuje atraktivitu účetní kanceláře.
