Platební systém PayPal se v určitých segmentech internetového e-commerce stal synonymem pro online platby a online peněžní převody. Díky jednoduchosti placení, funkcím jako je One Touch™ či svojí ochranou kupujícího se stal oblíbeným u širokého spektra zákazníků. Umožnit zákazníkům zaplacení jejich oblíbenou službou může být pro e-shop otázkou, zda vůbec bude jejich zákazníkem.
Dativery v rámci projektu Bankovní výpisy podporuje automatické stahování výpisů plateb od tohoto platebního systému do vaší instalace ABRA Flexi (dříve FlexiBee), tj. bez opakované účasti člověka a ručního provádění operací, aby vás podpora dalších platebních způsobů nestála spousty času.
Výhoda automatického načítání výpisů
Automatizované přenášení plateb znamená stabilní spolehlivost. Stahování pohybů na účtu každou hodinu zajišťuje včasnou dostupnost informací o úhradách. Výhodou automatického přenosu je též úspora času: pokud ruční přenos výpisu znamená 6 minut denně, za měsíc se snadno nasčítají dvě hodiny – není lepší je strávit výdělkem či odpočinkem než rutinní operací? Automatický přenos plateb je prostě výhodou, pokud potřebujete informace o platbách častěji než jednou měsíčně či třeba jednou za 14 dní.
Obsah
Abyste mohli snadno přenášet transakce na účtu vedeném u platební služby PayPal do svého účetního systému ABRA Flexi, budou potřeba následující kroky:
- Připravit fiktivní bankovní účet v ABRA Flexi.
- Zajistit uživatele s REST API pro připojení Dativery k ABRA Flexi.
- V PayPal nastavit přístup pro Dativery a získat ID klienta a tzv. secret.
- Aplikovat scénář propojení PayPal a systému ABRA Flexi.
V následujícím textu jsou tyto kroky podrobně vysvětleny. Předpokládáme, že již máte vytvořený svůj účet v aplikaci Dativery.
Příprava ve Flexi
Pro platby z platební služby PayPal založíte v ABRA Flexi fiktivní bankovní účet. K tomuto účtu budou nahrávány výpisy plateb. Vytvoření nového bankovního účtu je možné v hlavním menu Peníze → Seznam bankovních účtů. Akademie ABRA Flexi nabízí video návod založení:
Jednotlivé nahrávané transakce (ve Flexi vedené jako bankovní doklady) budou odkazovat na tento založený účet. Při aktivaci scénáře přenosu plateb v Dativery vyberete tento účet jako cílový.
Uživatel s REST API v ABRA Flexi
Pro použití ABRA Flexi s Dativery je potřeba mít REST API a to musí být povolené pro zápis. Budete potřebovat znát přihlašovací údaje uživatele přistupujícího k API a adresu instalace ABRA Flexi včetně určení firmy. Pokud byste nevěděli, jak zjistit adresu instalace ABRA Flexi, pomůže vám článek Připojení ABRA Flexi k Dativery.
Příprava PayPal
Pro přístup k PayPalu bude Dativery potřebovat dvojici informací: ID klienta a tzv. secret.
Oba údaje získáte ve vývojářské administraci PayPalu, na stránce My Apps & Credentials, v části REST API Apps. Pomocí přepínače Sandbox | Live zvolte ostré prostředí Live. Následně klepněte na tlačítko Create App, novou aplikaci pojmenujte, např. „Dativery“ a uložte tlačítkem Create App.
Po vytvoření aplikace je vhodné upravit její nastavení a nechat pro aplikaci povolenou pouze funkci Transaction Search:
Po vytvoření aplikace si zkopírujte příslušný autentizační pár Client ID a Secret.
Pozor: Povolení přístupu či provedené změny nastavení se v rámci PayPaylu mohou projevit se zpožděním až jednoho dne.
Aktivace scénáře přenosu plateb z PayPal
V dalším kroku aplikujte scénář přenosu plateb. Ideálně v nové záložce či okně prohlížeče si otevřete scénář Přenos plateb z PayPal do ABRA Flexi a aplikujte jej.
- Pokud nemáte přidanou aplikaci PayPal, přidejte ji. Vyplňte ID klienta a tzv. secret, které jste z PayPalu získali.
- Zvolte existující propojení s Flexi nebo přidejte nové vyplněním:
- Adresy serveru s instalací Flexi,
- Čísla portu, na kterém je Flexi zpřístupněno,
- Jméno uživatelské účtu pro přístup Dativery,
- Heslo k tomuto účtu.
- Stiskněte tlačítko Další, načež se Dativery zkusí na server připojit.
- Pokud uspěje, nabídne vám na výběr účtovanou společnost.
- Nastavte parametry přenosu, tj.:
- Zvolte typ bankovního dokladu, se kterým budou platby vytvářeny.
- Zvolte cílový bankovní účet ve Flexi, na který budou platby připisovány.
- Zadejte datum, od kterého mají být platby přenášeny.
- Vyplňte měnu transakcí na účtu v PayPal.
- Zvolte, zda mají být vytvářeny i samostatné bankovní doklady pro netto částky a pro poplatky (doklady pro brutto částky budou vytvářeny vždy).
- Případně zvolte předpis zaúčtování netto částek a poplatků služby PayPal.
- Určete, zda chcete po přenosu plateb do účetnictví spouštět automatické párování příchozích a odchozích plateb s fakturami.
- Nastavení uložte.
- Aktivace je dokončena, stahování začíná.
Jak propojení funguje?
Dativery se připojuje k systému PayPal pravidelně každou hodinu po celý den. Kromě toho máte možnost kdykoliv ručně spustit okamžité stažení výpisu a jeho zpracování. Po získání výpisu plateb se automaticky provádí import pohybů na účtu do účetnictví Flexi.
V nastavení přenosu plateb můžete nastavit spuštění automatického párování plateb bezprostředně po každém importu do Flexi. Můžete nechat párovat přijaté platby i odeslané platby. Přijaté platby jsou párovány s vydanými fakturami a s dobropisy přijatých faktur, odeslané platby jsou párovány s přijatými fakturami a s dobropisy vydaných faktur. Je možné zvolit i strategii párování, tj. podle čeho budou platby s doklady párovány. Výchozí strategie vyžaduje shodu částky a zároveň variabilního symbolu, což je bezpečná a zároveň provozně praktická strategie. Bližší informace o možnostech nastavení automatického párování najdete v našem článku Párování plateb ve Flexi.
Pokud jste pro začátek přenosu plateb zvolili datum v hluboké minulosti, bude úvodní stažení historických plateb postupné a bude nějakou dobu trvat. Při každém připojení žádáme obvykle nanejvýše o 7 dní, takže jeden měsíc nazpět přeneseme v automatickém režimu za 4–5 hodin. Chcete-li přenést platby rychleji, můžete na stránce přenosu stisknout tlačítko Přenést platby – pokud neběží či není naplánovaný žádný přenos plateb, spustí tlačítko přenos plateb, stále s krokem 7 dní.
Doklady vytvořené v ABRA Flexi
Protože platební služba PayPal poskytuje informace o poplatku z provedené platby, jsou pro každou platbu při importu vytvořeny tři bankovní doklady:
- doklad na brutto částku odpovídající částce hrazené zákazníkem,
- doklad na netto částku, tj. čistou částku, která vám bude platební službou vyplacena,
- doklad na částku poplatku PayPal za zpracování platby.
První doklad na brutto částku, tj. na částku zaplacenou zákazníkem, je vytvářen pro možnost párování s vydanou fakturou podle částky.
Vytváření druhého dokladu na netto částku, tj. na čistou částku vyplacenou platební službou PayPal, je potřeba pro nulování zůstatku fiktivního bankovního účtu.
Třetí doklad na částku poplatků za transakci umožňuje při správném zaúčtování sledovat výši nákladů na používání platební služby samotné.
Vytváření dokladů na netto částky a transakční poplatky je volitelná funkce. Je ale důležité počítat s tím, že tyto doklady nemají žádný odpovídající doklad, na který by se mohly automaticky napárovat. Stačí je pouze zaúčtovat – netto částky obvykle jako Peníze na cestě a transakční poplatky jako Bankovní poplatky.
Proti těmto dokladům se následně objeví další pohyby: výplata od platební služby, která dorazí na bankovní účet – ta souvisí s netto částkami, a vyúčtování poplatků, které je potřeba uhradit – to odpovídá transakčním poplatkům.
V nastavení flow můžete zvolit typ dokladu, který se má při přenosu vytvářet. U tohoto typu dokladu pak můžete přímo v ABRA Flexi nastavit předpis zaúčtování pro příjem a výdej, který se použije při účtování jednotlivých dokladů. Zároveň je možné určit i předpisy zaúčtování pro netto částky a transakční poplatky, pokud je vytváření těchto dokladů ve flow povoleno.
Zkusíte propojení hned?
Můžete zkusit přenášet výpisy z PayPal do Flexi okamžitě, nemusíte na nic čekat.